Que vous soyez une entreprise ou un syndicat, un cabinet ou une association, votre communauté a besoin de se réunir pour survivre. La loi du 1er juillet 1901 donne assez de largesse sur l’organisation d’une assemblée générale. Toutefois, elle précise que les comptes d’une association doivent être approuvés annuellement, entrainant sa tenue une fois par an.
Même si la survenue de la crise du COVID19 a bouleversé le cours des activités, la tenue d’une assemblée générale en ligne est heureusement possible. Découvrez en quatre étapes comment y arriver.
Préparation de la séance
Tout d’abord, une assemblée générale est une rencontre des membres d’une communauté et de ses dirigeants dans le but de suivre ses activités et de prendre les décisions adéquates pour son évolution. Il est donc important de prendre le temps de la préparer. Dans le cas de la crise sanitaire, organiser une assemblée générale dématérialisée est plus que jamais d’actualité.
Il sera nécessaire de définir en amont l’ordre du jour qui doit contenir les thématiques qui seront discutées lors de la réunion, ainsi que la manière dont les choses doivent se dérouler.
Convocation des membres
La prochaine étape consistera à convoquer selon les statuts de votre association les personnes ayant un droit de vote durant la séance. La convocation à l’assemblée générale doit être envoyée aux différents membres 15 jours à 1 mois avant la tenue de ladite assemblée. Elle est généralement émise soit par le président ou le trésorier de l’association.
Il est possible de la faire parvenir par courrier électronique aux différents participants qui au préalable doivent approuver cette méthode, et transmettre leur adresse au comité de direction.
Tenue de l’assemblée proprement dite
Le but de l’assemblée générale étant de prendre des décisions pour faire avancer la communauté, il est nécessaire que les décisions soient discutées et votées par les intervenants. À l’image d’une assemblée physique, il faudra vérifier que le quorum est atteint afin de pouvoir commencer la réunion. Une liste doit être faite pour vérifier la présence ou non des participants convoqués.
Durant une assemblée générale en visioconférence, le vote peut être effectué par main levée, mais il est aussi possible que les participants votent en ligne pendant les 15 jours précédant la réunion. Avec le vote électronique, vous gagnez suffisamment de temps par rapport au décompte. Une assemblée générale en ligne vous permet également de générer les documents et même les signatures en ligne.
Rédaction du procès-verbal
C’est la dernière étape à prendre en compte dans une réunion physique comme virtuelle. Elle permet de faire le point des décisions retenues lors de la réunion. Il est conseillé de rendre disponible le procès-verbal sur le site web de l’association ou de l’entreprise.
Une assemblée générale étant vitale pour toute association ou entreprise, il est important qu’elle se tienne au moins tous les ans, peu importe les conditions sociales. La réponse à cette problématique est la tenue d’une assemblée générale dématérialisée, de la préparation à la rédaction du procès-verbal, de sorte que tout se fasse en ligne tout en respectant les codes d’une réunion physique.