Vous ne pouvez plus gérer l’archivage de documents dans votre entreprise : vous n’avez plus assez de place, ni assez de temps pour vous en occuper au quotidien ? Heureusement, il existe des entreprises spécialisées dans l’archivage et le gestion de documents, telle qu’Archiveco. Petit tour d’horizon des possibilités qui s’ouvrent à vous en faisant appel à leur expertise !
Archivage de documents physiques
Ce qui est le plus compliqué en règle générale dès qu’il s’agit de s’occuper des archives de son entreprise, c’est l’archivage physique : non seulement cela requiert d’avoir beaucoup de place à disposition pour entreposer les différentes boîtes d’archives, mais en plus celle-ci doit respecter un certain nombre de critères.
Ainsi, il faut qu’elle soit bien isolée, afin que vos documents restent lisibles même après plusieurs années en salle d’archivage. Cela veut dire pas d’humidité, pas de courants d’air, et peu de passage. Il faut également qu’elle soit bien protégée en cas d’incendie, avec des portes adaptées et de quoi éteindre des flammes sans abîmer les documents. Bref, beaucoup de choses que vous n’avez pas forcément à disposition dans vos locaux !
C’est pourquoi des spécialistes tels qu’Archiveco peuvent gérer l’archivage de documents pour vous, et notamment conserver vos archives dans des locaux adaptés si vous vous trouvez ne pas avoir le nécessaire chez vous.
Archivage électronique de documents
Ce qui vous intéresse peut-être le plus, cependant, c’est de pouvoir avoir recours à l’archivage électronique et à la GED (gestion électronique de documents). En effet, cette méthode d’archivage prend de plus en plus d’importance, et pour cause : les documents numérisés ne peuvent pas se détériorer avec le temps qui passe.
L’avantage, c’est que cela prend déjà moins d’espace d’archivage : tout est conservé sur des serveurs, qui à terme prennent moins de place que des années et des années de documents physiques. Encore une fois, il faut une salle adaptée, bien ventilée notamment, afin de ne pas provoquer de surchauffe des serveurs. De même, les sécurités incendies doivent être adaptées à du matériel électronique.
Encore une fois, si votre entreprise est de petite taille, ce système peut être difficile à mettre en place au niveau de la logistique (espace requis, matériel) comme de l’organisation (qui est chargé de la maintenance des serveurs ?). C’est pourquoi, en faisant appel à un spécialiste, vous pouvez vous contenter de savoir que l’archivage de documents pour votre entreprise est pris en charge : il vous suffira d’une formation pour vous ainsi que vos éventuels collaborateurs afin d’apprendre comment bien préparer ses archives, et cela suffira.
Peut-on combiner les deux méthodes d’archivage ?
Absolument ! Il n’est pas rare d’avoir des offres qui combinent à la fois l’archivage de documents physiques et l’archivage électronique. Certains corps de métiers par exemple exigent de garder une trace physique des documents, on ne peut donc pas se contenter de les numériser. De même, un piratage ou une panne sur les serveurs ne sont jamais à exclure, aussi il faut avoir au moins deux copies numériques des documents, et une copie physique par sécurité ! Cela peut paraître assez compliqué : mais avec l’aide d’Archiveco, la plupart des soucis de gestion seront loin de vous. Et si vous ne savez pas quelle méthode serait la plus adaptée à vos besoins, sachez également que ces spécialistes prépareront un devis pour vous, après étude de la situation : vous êtes entre de bonnes mains !