Les entreprises ont vu leur mode de fonctionnement bouleversé par l’arrivée d’internet et du numérique. Elles doivent intégrer de nouveaux outils pour être plus efficace et ne pas se laisser distancer par la concurrence. La dématérialisation, notamment pour la gestion des notes de frais, est une première étape. Zoom sur la transformation digitale des entreprises.
Une transformation digitale nécessaire
La transformation digitale dans les entreprises se caractérise par l’intégration d’outils digitaux pour évoluer et pouvoir prendre des décisions stratégiques. En effet, pour une entreprise, posséder l’information, pouvoir l’analyser et l’exploiter est indispensable. Une exploitation optimale des données permet aux entreprises de revoir leur organisation tant auprès de leurs clients que de leurs fournisseurs et d’améliorer leurs points faibles. Cette étape est indispensable pour toute entreprise qui veut rester performante et concurrentielle. Le digital fait partie intégrante de notre quotidien et les entreprises doivent suivre le mouvement.
Conscients de cela, les dirigeants d’entreprises sont de plus en plus nombreux à entamer leur transformation digitale en intégrant des outils digitaux comme un CRM pour améliorer la relation client grâce à une meilleure connaissance des clients et prospects, un intranet pour favoriser le travail collaboratif ou encore un système de gestion des données et des notes de frais en cloud ou Saas. Si la digitalisation va ainsi au-delà de la gestion des documents et impacte toute l’organisation de l’entreprise, la première étape reste la dématérialisation.
Cela consiste à numériser tous les documents papier d’une entreprise pour en extraire les données qui seront utilisées par la suite au sein du processus métier. De plus, cette dématérialisation améliore également la traçabilité des documents dès leur arrivée dans l’entreprise. 100 % des flux d’information peuvent ainsi être exploités.
La seconde étape de la dématérialisation est alors de générer directement des documents informatiques comme pour les notes de frais par exemple afin de passer au zéro papier ce qui, en plus d’être un atout écologique, permet un traitement plus efficace des données.
La dématérialisation des notes de frais
Pour une bonne gestion des notes de frais, il faut saisir manuellement dans un tableur toutes les dépenses liées à votre activité professionnelle comme les repas, le carburant, les notes d’hôtel… qu’il faut ensuite envoyer à l’entreprise qui les vérifie puis les transmet à l’expert-comptable pour que vous puissiez être remboursé.
En plus d’être une tâche très fastidieuse, elle prend beaucoup de temps. De ce fait, elle est souvent mal perçue. En effet, 63 % des salariés vivent le reporting des notes de frais comme une corvée et une perte de temps. C’est donc tout naturellement que comme indiqué sur cette page, et selon une étude menée par Opinion Way, ils sont 83 % à se montrer favorables à une dématérialisation des notes de frais dont 28 % y sont très favorables. Ils voient dans l’adoption de ce mode de traitement à travers un logiciel pour notes de frais de multiples avantages comme une simplicité d’utilisation, un gain de temps et un remboursement plus rapide.
Les avantages de la dématérialisation
Dématérialiser les notes de frais à l’aide d’un logiciel, permet de réduire le temps de création d’une fiche de 27 % par rapport à une gestion papier. Et, le dirigeant étant prévenu en temps réel de la soumission d’une fiche, le traitement est réduit de 28 % pour son approbation et le délai de remboursement écourté des deux tiers. Cela est d’autant plus vrai que le circuit d’approbation est plus court puisqu’il se compose uniquement du salarié, du dirigeant et du service comptable.
Du côté de l’entreprise, cette gestion des notes de frais dématérialisés permet d’analyser plus facilement les dépenses de chacun et de voir les postes de dépense à réduire. Cela permet ainsi de réaliser des économies. Chaque dirigeant peut étudier les dépenses globales mais aussi plus précisément celles de chaque salarié et ainsi plus facilement repérer les abus.
Les règles à respecter
Si salariés comme dirigeants d’entreprise trouvent des avantages de dans la dématérialisation des notes de frais, des règles doivent être respectées. Ainsi, lors de la numérisation les documents ne doivent subir aucune retouche, même les couleurs doivent être respectées. De plus, le PDF est obligatoire et la compression est autorisée seulement si elle n’altère pas la qualité du document. Et, la numérisation doit intégrer l’horodatée ainsi que la signature électronique. Enfin, vous devez conserver les documents numérisés pendant 10 ans.
Tout cela doit avoir une influence sur le logiciel de notes de frais que vous choisissez. À cela s’ajoute d’autres critères comme le fait que le logiciel soit accessible depuis n’importe quel ordinateur ou smartphone comme l’indique gataka.fr. En effet, la digitalisation des entreprises vise notamment à éliminer les barrières d’espace et de temps grâce à l’utilisation utilisable partout et à tout moment.
