La gestion de projet est effectivement un savoir-faire qui englobe un certain nombre de compétences. C’est un ensemble de savoirs, transférables et surtout adaptables à divers environnements. La gestion de projet peut être pilotée individuellement mais aussi collectivement. Dans tous les cas, elle rassemble à la fois des moyens humains, matériels et financiers pour atteindre un objectif dans un temps imparti. Si elle peut encore, le plus souvent, être vue comme étant une notion purement théorique, elle n’a certainement pas dit son dernier mot sur le terrain professionnel.
Gestion de projet : par où commencer ?
Comme son nom l’indique, la gestion de projets, est une stratégie qui permet de fluidifier l’organisation d’un projet à travers l’utilisation d’une méthode spécifique et souvent propres aux individus. Il est cependant nécessaire d’ajuster la méthode employée à l’entreprise, au projet, mais également aux participants, s’il y en a. Celle-ci intervient, en réalité, au cœur des étapes clés du cycle de vie d’un projet. C’est-à -dire, la phase de lancement, ensuite celle de planification, puis l’exécution, s’ensuit la phase de supervision pour enfin se diriger vers la phase de clôture du projet.
Le cycle de vie d’un projet en tant qu’ossature d’une gestion efficace
Dans la première phase, il est question de s’interroger sur le bien fondé de la réalisation du projet. Pour quelle(s) raison(s) souhaite-t-on mettre en place ce projet dans l’entreprise ? Quels sont les objectifs ? De quels moyens (ressources humaines, matérielles, financières) dispose-t-on ? Tant de questions à se poser dans le cadre d’un lancement. Il faut en quelque sorte faire l’état des lieux du projet et de son environnement (étude de faisabilité, analyse coûts/bénéfices) pour bien le cerner, le cadrer, et surtout, le comprendre. Le comprendre pour pouvoir ensuite le faire comprendre. C’est une étape cruciale car elle sert de base à celles qui vont se dérouler par la suite et donc au résultat final du projet.
Une fois la phase d’appropriation du projet terminée, il est temps de passer à la planification de celui-ci. C’est à ce moment précis qu’il sera nécessaire d’attribuer les rôles aux différents membres de l’équipe projet, de définir des objectifs clairs et précis (Méthode objectifs SMART) et des moyens de mesurer leur avancement (indicateurs de performance clés) et surtout d’élaborer le calendrier comme un diagramme de GANTT : répartition des tâches dans le temps ; couplé à un plan de gestion des risques pour pallier à d’éventuels imprévus qui pourraient retarder ou bloquer le projet. Cette étape fait également partie des fondations du projet, elle est indispensable au bon déroulé du processus.
La phase d’exécution du projet, est un début de concrétisation du projet. Si les bases du projet sont solides, les risques assez anticipés et le management adapté, elle devrait se réaliser sans problème majeur.
L’étape de supervision est exécutée en parallèle de l’exécution du projet. Elle permet de rectifier certaines actions grâce aux mesures de performance. Le ou les chefs de projets et leurs équipes peuvent s’appuyer sur des outils logiciels de gestion de projets pour effectuer ce suivi et visualiser plus facilement l’avancée générale du projet.
Puis enfin, on passe à l’étape de clôture du projet, la remise des livrables. C’est à cet instant que l’on peut faire le bilan des actions menées, de l’efficacité des méthodes employées pour ensuite émettre des préconisations quant à l’organisation d’un prochain projet au sein de l’entreprise.
Vous l’aurez compris, il existe une multitude de méthodes et d’outils sur lesquels s’appuyer pour réaliser un projet. Il n’y a pas qu’un seul et unique chemin pour y arriver. Le tout, c’est de pouvoir l’adapter à une situation, à une équipe. On peut la qualifier de méthode cousue main tant elle varie d’un projet à un autre. C’est d’ailleurs ce qui détermine sa réussite. Les étapes de lancement et de planification sont essentielles pour construire et mener à bien à un projet. L’efficience en dépend. Il faut y accorder du temps, pour pouvoir en gagner ensuite et produire un résultat de qualité.
