Pourquoi externaliser la gestion de la paie ?

Embaucher du personnel engendre naturellement des processus administratifs qui peuvent être particulièrement contraignants pour une entreprise. Il faut en effet prendre en compte plusieurs démarches, pour ne citer que le traitement de la paie, les déclarations sociales et l’organisation des contrats de travail. Plutôt que d’y consacrer beaucoup de temps, pourquoi ne pas externaliser, c’est-à-dire sous-traiter la gestion de la paie ? Qu’entend-on par externalisation de la paie ? Quels sont les réels avantages de l’externalisation de la gestion de la paie ? Voici tout ce que vous devez savoir sur le sujet.

Externalisation de la paie : de quoi s’agit-il ?

Externaliser la gestion de la paie signifie confier cette mission à une entreprise en externe. En d’autres termes, vous vous affranchissez de cette tâche pour vous consacrer entièrement au cœur de votre métier. Il existe aujourd’hui de nombreux prestataires spécialisés dans l’externalisation de la paie. Tel est notamment le cas de vr-consulting.fr, un service d’externalisation de paie qui propose des services modulables selon vos besoins et votre budget.

Externalisation de la paie : le fonctionnement du procédé

Lorsque vous externalisez la gestion de la paie au sein de votre entreprise, vous vous allouez nécessairement les services d’une société tierce. Il peut s’agir d’un cabinet comptable, d’un cabinet d’externalisation de la paie ou d’un consultant en gestion de paie. Dans tous les cas, vous devez transmettre toutes les informations relatives à la paie du personnel à votre prestataire. Cela se fait à chaque fin de mois. Voici quelques exemples de données qui serviront pour le traitement de la paie :

• Les nouveaux contrats à la suite d’une embauche,
• Le nombre de congés de chaque employé,
• Les heures supplémentaires,
• Les absences sans justificatifs.

Le professionnel chargé de la sous-traitance de la paie de votre entreprise aura besoin de ces éléments pour accomplir efficacement sa tâche.

Les responsabilités du prestataire

L’entreprise prestataire a pour mission de contrôler et faire la saisie des bulletins de paie, administrer les arrêts de travail : départ à la retraite, fin de contrat, licenciement… Il doit également assurer l’administration du personnel : gestion des contrats de travail et autre et prendre en main les déclarations sociales auprès des organismes compétents.

Son rôle consiste également à traiter la paie du personnel de votre entreprise en se basant sur les données que vous lui avez transmises. Si jamais une erreur survient, le prestataire sera tenu pour seul responsable. En revanche, si ce sont les données sources qui sont erronées, la responsabilité revient à votre entreprise.

À qui s’adresse l’externalisation de la gestion de la paie ?

Souvent, ce sont les petites entreprises qui cherchent à sous-traiter la gestion de la paie. De nombreuses analyses démontrent que cette démarche se veut en effet plus rentable. Cela dit, toutes les entreprises peuvent externaliser leur paie. Une telle décision dépend surtout de la structure ainsi que du budget alloué.

Les très petites entreprises (TPE)

Pour les TPE, l’externalisation de la paie coûte moins cher que le traitement en interne. D’ailleurs, cette solution se veut plus sûre pour éviter d’éventuelles erreurs dans la saisie et le traitement des bulletins de paie. Une seule erreur dans la gestion de la paie peut en effet avoir une incidence significative sur le budget de l’entreprise.

Autre point important : pour une TPE, embaucher du personnel compétent en traitement des paies requiert un budget conséquent. C’est surtout valable pour les TPE de moins de 10 personnes. En fonction de la structure de la TPE, il est possible de créer un département RH pour gérer la paie. Cependant, vous éviterez d’y consacrer un temps précieux en léguant la tâche à un prestataire.

Les petites et moyennes entreprises (PME)

Il est vrai que la plupart des PME possèdent déjà un service chargé de la gestion du personnel et de la paie. Toutefois, il n’est pas rare que ce type d’entreprise opte pour l’externalisation de la paie. Et pour cause, le coût de la gestion de la paie est plus intéressant en externe.

Les grandes entreprises

Les grandes entreprises ont la chance d’avoir un département dédié à la gestion de la paie, contrairement aux TPE et PME. Quoi qu’il en soit, cela ne les empêche pas de vouloir externaliser la gestion de la paie. Dans une grande firme, la désorganisation reste en effet le problème de fond majeur. Avec le nombre important d’employés, il est impératif de mettre de l’ordre dans les fichiers et les informations concernant tout le personnel. Ainsi, pour éviter les risques d’erreur de paie, il vaut mieux opter pour l’externalisation.

Quels sont les avantages de l’externalisation de la gestion de la paie ?

L’externalisation de la paie représente de nombreux avantages, aussi bien pour les TPE que pour les PME et les grandes entreprises. En voici quelques-uns.

Un gain de temps considérable

La gestion de la paie n’est pas une tâche facile. D’abord, il faut traiter un par un la paie de chaque employé, en tenant compte de sa situation actuelle. C’est une mission ardue qui requiert un temps considérable. De plus, aucune erreur n’est admissible puisque cela peut avoir de grandes conséquences sur le système de finances de l’entreprise. En laissant un expert s’occuper du traitement de la paie de votre personnel, vous pouvez consacrer plus de temps à votre travail. Ainsi, vous penserez uniquement au développement de votre entreprise et vous vous affairerez aux choses plus importantes.

La réduction des risques et une meilleure maîtrise des coûts

Le sous-traitant consacre tout son temps à étudier les données qui lui sont fournies pour réaliser la gestion de la paie. Ainsi, il y a moins de risques que des erreurs surviennent. Il en est de même pour les éventuels retards des déclarations sociales. L’externalisation de la paie représente en effet une garantie pour chaque employé. En ce qui concerne le coût de la sous-traitance, la facturation du prestataire se fait selon le nombre de fiches de paie à établir.