Les assemblées générales permettent aux personnes d’une même communauté de rencontrer les chefs du comité d’administration. L’objectif de ces réunions est de discuter, voter puis impulser des changements et modifications au niveau du fonctionnement de l’organisation. Cette réunion peut éventuellement permettre à certains des membres de la communauté de prendre en charge des responsabilités. Les assemblées générales sont principalement utilisées par les associations à but non lucratif, les syndicats, et les entreprises.
Les principales fonctions de l’assemblée générale
Les assemblées générales, souvent réduites à AG, permettent de réduire une communauté de personnes afin de statuer sur plusieurs points :
- Prendre des décisions et souligner des problématiques.
- S’occuper de la gestion courante de la structure (association, entreprise, etc.)
- Elire un bureau.
- Décider d’une stratégie et des actions à mener.
- Informer les membres d’un ou des grands projets à venir.
L’assemblée générale est généralement organisée par le président ou gérant de la structure ou un membre du bureau ou du conseil d’administration. Dans l’idéal, tous les membres du bureau ainsi que les adhérents de la communauté doivent y participer.
Prévoir les locaux
La première chose à faire est de s’atteler à l’organisation pratique de l’assemblée générale. Il faut donc décider du lieu, de la date de de l’heure de la rencontre.
Si la communauté à se réunir est relativement restreinte, vous pouvez certainement vous réunir dans vos locaux. Toutefois, si l’assemblée générale prévoit d’accueillir un large groupe de personnes, il peut alors être préférable de louer des locaux ou de demander un prêt de locaux auprès de votre mairie. Dans ce cas, il faudra vous y prendre plusieurs mis à l’avance.
Mais avant d’entamer vos démarches, il faut que vous décidiez de la date et de l’heure de votre rencontre.
Prévoir les équipements
Une fois que vous avez trouvé un lieu pour vous réunir, il faut vous pencher sur la question des équipements à prévoir.
Tout d’abord, il faut s’assurer que chacun aura une place ou s’asseoir, sans être désavantagé par un manque de matériel ou une vision obstruée. Il faut donc s’assurer que chacun des participant puisse s’asseoir autour de la table de discussion.
Ensuite, afin de rendre les sujets de discussions plus pragmatiques et visualisables par tous, il est recommandé d’utiliser un ordinateur ainsi qu’un vidéoprojecteur. De même, si vous vous apprêtez à accueillir un grand nombre de personnes, prévoyez un micro.
Enfin, et c’est le plus important, il faut prévoir un boitier de vote électronique pour assemblée générale, des stylos et des feuilles de votes pour chacun.
Informer et inviter les membres à l’Assemblé générale
Une fois que tous les détails organisationnels sont réglés, il est temps de passer aux invitations et à la transmission de l’information.
Tout d’abord, il faut respecter les délais de convocation, qui sont généralement entre 15 jours et 1 mois. Ensuite, il faut se renseigner sur les modalités de convocation habituellement utilisés par votre communauté : annonce sur internet ou sur les réseaux sociaux, envoi de mail, envoi postal, etc. Généralement vous pouvez trouver cette information dans les statuts de l’entreprise ou association.
Dans tous les cas, il est préférable d’envoyer des convocations individuelles et personnelles ; et toutes les convocations doivent contenir :
- Le nom de l’association.
- Le lieu, la date de l’heure de l’assemblée générale (AG).
- L’ordre du jour.
- La personne responsable de l’organisation de la réunion.
- Le nom et la signature de la personne qui rédige la convocation.
Dans l’idéal, joignez les documents relatifs à l’ordre du jour afin que les participants puissent s’informer au préalable sur le sujet.
Conclusion
Les assemblées générales sont une part importante et obligatoire du fonctionnement d’une association, d’un groupement de syndicats ou d’une entreprise. Il est donc important de savoir comment mener à bien cette réunion qui a un rôle essentiel dans l’organisation et le fonctionnement de l’établissement ; mais aussi dans l’implication de ses membres à prendre des décisions.
