Définir les besoins auxquels doit répondre le logiciel recherché

Avant de vous lancer dans un projet d’achat de logiciel, il faut commencer par définir vos attentes envers l’outil dont vous avez besoin. En fait, c’est le moment pour vous de déterminer le problème que vous souhaitez résoudre dans votre entreprise, ainsi que le résultat escompté. Cette étape est dédiée à la réflexion, donc vous devrez vous poser les bonnes questions.

• Pourquoi ai-je besoin d’un logiciel ?
• De quel type de logiciel ai-je besoin ?
• A quel type de besoin devra-t-il répondre ?

Ne négligez surtout pas cette phase, car elle vous permettra de murir votre projet d’investissement, afin de ne pas vous fourvoyer. Elle est aussi indispensable parce qu’elle pose les bases de l’évaluation de votre outil. Prenons l’exemple d’un logiciel de gestion RH. Cette étape vous permettra de savoir quel est le besoin spécifique qui nécessite une assistante informatique au sein de votre entreprise. Est-ce pour optimiser la gestion du personnel ? Améliorer le pilotage des compétences ? Ou simplifier les paiements au sein de votre entreprise ?

Définir les principaux axes d’évaluation

Une fois que les bases de votre projet d’investissement sont établies, passez à la définition des axes sur lesquels vous évaluerez votre outil. L’objectif de cette étape est de déterminer les principaux critères qui vous permettront de comparer la rentabilité du duo homme-logiciel à celle d’un employé sans outil et ce, pour le même besoin. Complétons notre exemple sur l’acquisition d’un logiciel de gestion RH.

A partir du moment où vous savez déjà quels sont vos besoins en matière de RH, vous pouvez facilement définir vos critères d’évaluation. Si vous avez besoin d’un logiciel de paie par exemple, votre principal critère d’évaluation sera le temps. En effet, en simplifiant le processus de paie de votre entreprise, votre logiciel devrait économiser du temps par rapport à un employé dépourvu de toute assistance. Et si vous optez pour un logiciel de gestion du personnel, l’un de ses principaux axes d’évaluation sera le niveau de gestion des collaborateurs.

Evaluer le logiciel

Cette étape est sans doute la plus simple, à condition d’avoir réussi les 2 premières. Une fois que vos critères sont fixés, il ne vous reste plus qu’à évaluer votre logiciel. Vous vous demandez sans doute comment est-ce possible d’évaluer un logiciel sans l’utiliser ? Il suffit de regarder les besoins auquel il répond dans sa description et vérifier s’ils correspondent aux vôtres. Ensuite, en fonction des critères d’évaluation que vous aurez défini, vérifiez s’il sera plus compétent qu’un employé sans assistance.  Pour ce qui est de trouver des logiciels, vous pouvez voir les solutions en ligne. Revenons sur l’exemple du logiciel de gestion de la paie. Pour vérifier que votre investissement sera rentable, regardez le temps économisé par votre outil. S’il est supérieur au taux horaire de votre employé, alors il est rentable.

Cependant, certains logiciels sont difficiles à évaluer dans le tas, car la mesure de leur productivité prend plus de temps. Tel est le cas des logiciels de gestion du personnel, qui demandent une refonte de l’organisation interne de l’entreprise