S’ils sont apparus il y a un moment, les outils de gestion des processus ont connu des évolutions notables ces dernières années. En témoignent les améliorations et les possibilités qu’offrent aujourd’hui les logiciels Robotic Process Automation (RPA) et Business Process Management (BPM). Que permettent ces suites logicielles ? Quels sont les enjeux métiers qui leur sont associés ?
Logiciel RPA : tout ce qu’il faut savoir
Au titre des logiciels de gestion des processus les plus en vogue, le RPA est une référence.
Le RPA, qu’est-ce que c’est ?
L’automatisation robotisée des processus est une technologie qui consiste à confier à la machine, la gestion d’une partie des processus métiers des entreprises. Avec un RPA, un robot se substitue à l’humain pour exécuter certaines tâches de back ou front office. À la faveur de sa capacité d’apprentissage et d’adaptation, il initie alors les bons processus et interagit en même temps avec les applications de l’entreprise via une API.
Comme d’autres technologies d’automatisation des processus, le RPA est une révolution dont l’impact économique se fera sentir. D’ailleurs, c’est l’un des enjeux des logiciels de RPA qui, exploitant l’intelligence artificielle, sont en réalité des solutions d’assistance aux humains. Ces derniers peuvent alors se libérer des tâches chronophages et à faible valeur ajoutée, pour davantage se concentrer sur des actions plus stratégiques.
Quels sont les enjeux métiers d’une solution RPA ?
Quels sont les enjeux métiers d’une solution RPA ?Il existe de nombreux enjeux liés à l’utilisation d’un logiciel d’automatisation robotisée des processus.
Efficacité et qualité des services
Les premiers enjeux d’une telle suite logicielle s’apprécient du point de vue de la performance et de la qualité des services. Comme nous le disions, certaines tâches de fond sont pour la plupart répétitives, mais n’apportent que très peu de valeur ajoutée à l’institution.
En les automatisant au bénéfice d’u logiciel RPA, ces processus sont davantage rapides et fiables. Les ressources humaines qu’elles concentraient sont alors orientées vers des postes plus stratégiques, induisant logiquement un gain de performance au niveau de l’entreprise. Dans la même veine, les utilisateurs bénéficient d’une meilleure qualité de service.
Optimisation des flux d’informations
Aujourd’hui, les entreprises gèrent des flux d’informations considérables. Le risque d’erreur est logiquement plus accru. La seule solution pour y faire face est de dynamiser les processus, sans occulter la fiabilité des flux d’informations gérés. C’est là qu’intervient le RPA en apportant célérité, fiabilité et sécurité des données. La qualité de la donnée s’en trouve alors impactée positivement, entrainant des décisions plus éclairées pour le bien de l’institution.
Limitation des erreurs et sécurité
Lorsque les processus en entreprise ne sont pas digitalisés, le risque d’erreur est plus grand. C’est pour éviter cela que le RPA apporte des solutions concrètes tout en assurant plus de transparence dans les processus (visualisation, disponibilité de documents, etc.). Les processus sont désormais plus clairs et la traçabilité des opérations assurée.
Cela représente un avantage du point de vue de la sécurité. En effet, l’élimination du risque d’erreurs humaines et l’absence des failles de sécurité concourent à une totale maitrise des tâches à réaliser et réduisent les dysfonctionnements internes.
Évidemment, il existe d’autres enjeux inhérents au RPA en entreprise. Pour les DSI par exemple, l’automatisation robotisée va au-delà des enjeux de performance et de sécurité. Elle emporte également un enjeu de gouvernance informatique globale. De même, un logiciel RPA permet de mettre en valeur le cœur de métier de votre organisation.
RPA : quels sont les domaines d’application ?
Le RPA fait l’objet d’un engouement évident de la part des organisations. En témoignent les nombreux secteurs d’activité où cette solution logicielle est utilisée. Il s’agit entre autres :
- des finances et de la comptabilité où il apporte une efficience remarquable ;
- de la santé (facturation et gestion des dossiers patients) ;
- des ressources humaines (communication automatisée et mises à jour des bases de données) ;
- logistique (traitement des commandes) ;
- marketing et service client.
Le BPM : l’essentiel à connaitre
La numérisation des workflows est devenue une véritable préoccupation pour les entreprises. Pour ce faire, elles misent sur le BPM.
Qu’est-ce que le BPM ?
Le Business Process Management répond à un besoin d’intervention sur les processus inefficaces en entreprise, dans le but de les dynamiser et de structurer le travail par la même occasion. Par le passé, le BPM était un ensemble d’outils visant à améliorer et optimiser les processus.
Avec les évolutions technologiques, les solutions dédiées ont vu le jour et favorisent la gestion de tous les processus de l’entreprise et l’analyse des résultats qui leur sont inhérents. Aujourd’hui, il est désormais possible d’intégrer ces processus dans les outils, ceci au bénéfice de la norme d’écriture BPMN 2.0 et dans un langage unique. Parce qu’ils ont élaboré des codes pour chaque composant du workflow, BPM et BPMN 2.0 entérinent la démocratisation de l’optimisation des processus en entreprise.
Quels sont les enjeux liés au BPM ?
Quels sont les enjeux liés au BPM ?Lorsque vous adoptez un logiciel BPM pour votre entreprise, vous apportez des solutions à bon nombre de problématiques.
Gestion optimale des ressources humaines et agilité
Avec un logiciel BPM et la modélisation de processus par étape qu’elle permet, votre entreprise bénéficie davantage de souplesse. Selon les nécessités du moment, les processus BPM peuvent être renforcés. Une telle solution logicielle est source d’agilité pour les cadres de l’organisation, mais aussi pour les collaborateurs qui ont une meilleure vision de l’idéal commun, des ressources et de la succession des missions.
Identification et correction des imperfections dans le processus
L’adoption d’un outil BPM en entreprise permet d’harmoniser les pratiques au sein de votre institution, et d’identifier par la même occasion les processus peu performants et modulables. Grâce à la représentation graphique que permet le BPM, il est plus simple d’élaborer le temps consacré à chaque mission, de mieux comprendre comment chaque action s’intègre à la stratégie d’ensemble et d’optimiser les ressources.
En tant que cadre ou chef d’entreprise, la cartographie structurée que vous propose le BPM vous permet d’avoir un aperçu des actions stratégiques menées pour le compte de l’entreprise et de vous assurer qu’elles vont bien dans le sens de la stratégie globale d’entreprise. Elle favorise l’élimination des failles de sécurité, puisqu’en amont, les processus modélisés ont permis de déléguer plus efficacement les tâches, de gérer les accès et la circulation des fichiers de façon optimale.
En plus de ces enjeux, il faut compter le fait que le BPM permet :
- d’augmenter l’engagement des parties prenantes ;
- d’améliorer la traçabilité ;
- d’optimiser les processus et faire des économies.
Les logiciels BPM peuvent être utilisés dans tous les secteurs d’activité. Ils peuvent notamment être utilisés par les managers, les responsables et les collaborateurs opérationnels.
