L’évolution technologique rend les ordinateurs indispensables dans la vie d’une entreprise. Envoyer un courriel, assister à une réunion en ligne, réaliser un formulaire, rédiger un compte rendu de réunion : ces tâches devenues courantes nécessitent l’utilisation de l’outil informatique. La situation devient alors problématique lorsque le système est défaillant.
Les activités de l’entreprise sont arrêtées ou sont ralenties. Il faut donc intervenir rapidement pour réparer votre système. De nombreuses entreprises font aujourd’hui appel à un prestataire externe pour leur dépannage informatique. Elles confient ainsi la gestion de leur parc informatique à des spécialistes hors de l’entreprise.
Quelle est l’importance de la maintenance informatique pour une entreprise ?
Toutes les actions indispensables devant contribuer au bon fonctionnement d’un système informatique sont appelées maintenance informatique. La majorité des entreprises disposent désormais d’un parc informatique plus ou moins conséquent. Une défaillance informatique devient tout de suite catastrophique lorsqu’elle n’est pas tout de suite résorbée. De plus, la sécurité des données de votre entreprise, les mises à jour de vos logiciels doivent être faites au bon moment avec les bons moyens pour éviter des pertes et des fuites de données. La maintenance informatique est donc un impératif pour toutes les entreprises, quelles qu’elles soient.
Quels sont les risques d’une maintenance interne ?
Certaines entreprises, surtout celles de moindre envergure, ont tendance à confier la maintenance de leur matériel informatique à un salarié passionné ou à une connaissance qui a des notions dans le domaine. Or, en entreprise, la maintenance informatique nécessite des compétences et ne peut donc pas être prise à la légère. Il faut un professionnel aguerri pouvant diagnostiquer assez aisément les pannes et pouvant y apporter des solutions adaptées dans les plus brefs délais.
Confier la maintenance informatique à un staff non qualifié peut présenter de nombreux risques : les attaques de cybercriminels, la mauvaise gestion des équipements informatiques, la mauvaise sécurisation des données ou les défauts de configurations. Tous ces risques peuvent occasionner l’interruption des activités ou encore le risque de divulgation des données sensibles de votre entreprise et de vos clients. Pour éviter cela, vous pouvez faire appel à une ressource interne qualifiée ou opter pour une entreprise externe spécialisée.
La télémaintenance ou téléassistance est une maintenance informatique qui se fait à distance. Le technicien peut en effet prendre la main sur votre équipement informatique pour le dépanner, faire un diagnostic ou préparer une intervention physique. Il fait en somme toutes les actions qui peuvent aboutir au bon fonctionnement de votre parc informatique. De nombreuses entreprises opèrent aujourd’hui dans le secteur. La qualité des connexions internet a fortement facilité le développement de ces entreprises, car elle rend ces interventions plus aisées.
Pourquoi externaliser sa maintenance informatique ?
Le gain de temps est l’un des avantages de la télémaintenance. En effet, recourir à un spécialiste informatique à distance pour régler vos problèmes informatiques réduit considérablement le temps d’intervention. Il se connecte directement à votre appareil dès que la panne lui est signalée. De plus, vous n’aurez pas à prendre en charge les frais de déplacement qui peuvent être assez onéreux lorsque votre technicien est assez éloigné de vos bureaux.
La téléassistance et une intervention très sécurisée. Le technicien passe par des canaux contrôlés et les données échangées lors de la session sont chiffrées. Vous n’avez donc pas à crainte que des informations sensibles tombent en de mauvaises mains.
Si vous souhaitez connaître le tarif pour un dépannage informatique, vous pouvez faire appel à des techniciens informatiques expérimentés en dépannage informatique en entreprise. Il y a de nombreuses interventions informatiques qui peuvent se faire à distance ou sur site. Les plus courantes sont :
- Les configurations de services
- Les nettoyages système
- L’optimisation des systèmes
- L’installation de nouveaux périphériques
- L’élimination de logiciels malveillants, la suppression de virus, les diagnostics d’intrusion
- La résolution de bugs et de problèmes informatiques
- La récupération de données
- La résolution de problèmes d’imprimantes
Combien coûte une externalisation de maintenance informatique ?
Le coût d’une maintenance à distance ou sur site dépend de plusieurs facteurs que sont la nature de la panne, son temps de résolution, les éventuels déplacements, mais le matériel utilisé au cours de l’intervention. De manière générale, vous pouvez compter une cinquantaine d’euros de l’heure pour un dépannage à distance. Généralement, les coûts de ces prestations informatiques sont connus d’avance, mais dans certaines situations complexes, vous ne les connaîtrez qu’à la fin de l’intervention.
Il y a deux types de contrats de dépannage externalisés. Les interventions peuvent être ponctuelles ou consécutives à un contrat de maintenance. Dans ce dernier cas, les coûts sont plus avantageux, mais il faut y consacrer un budget conséquent, car il est conclu sur une période (mensuelle, trimestrielle, semestrielle ou annuelle). Il faut noter que les frais de télémaintenance ne sont pas déductibles des impôts.
La télémaintenance informatique est une intervention à distance. Il faut pour cela que votre connexion internet soit de bonne qualité pour garantir une certaine fluidité dans le travail en ligne de votre technicien. Les interventions informatiques à distance sont faites par l’intermédiaire des logiciels remote. Pour garantir la sécurité de vos données, le logiciel vous permet de créer un identifiant et un mot de passe que vous devez communiquer à l’expert qui doit travailler à distance.
Certains logiciels proposent même un code aléatoire et des étapes de confirmation d’accès pour éviter que le technicien se connecte à vos machines à votre insu. De plus, vous pouvez suivre sur un écran toutes les actions du prestataire spécialiste. Une fois l’intervention terminée, le technicien peut se déconnecter. Il ne pourra toutefois plus utiliser les mêmes identifiants pour se reconnecter à vos appareils.
Comment choisir un prestataire pour externaliser sa maintenance informatique ?
Il est très avantageux de faire appel à une entreprise de télémaintenance, mais il n’est pas toujours aisé de trouver un professionnel fiable. Il faut pour cela identifier au préalable votre besoin. Il y a en effet deux types de maintenances que votre spécialiste en télémaintenance peut faire, les maintenances préventives et correctives. Les maintenances préventives sont convenues à l’avance avec une périodicité précise.
Elles peuvent être liées au temps d’utilisation ou nombre de pages imprimées pour une imprimante par exemple. Les maintenances préventives ont pour objectif de vous prémunir contre les pannes récurrentes et donc de garantir le bon fonctionnement du matériel informatique au quotidien.
La maintenance corrective, comme son nom l’indique, consiste à corriger un dysfonctionnement qui est déjà survenu.
Une fois que vous avez identifié le type de maintenance dont vous avez besoin, vous devez choisir le professionnel en tenant compte de son expérience dans le domaine et de ses aptitudes techniques. Votre prestataire doit également être réactif pour apporter une solution dans les meilleurs délais à vos pannes. En plus de la sécurité que peut offrir le logiciel remote, qui permet de travailler à distance, le professionnel doit prendre les dispositions pour sécuriser vos informations traitées durant ses interventions.
Il doit avoir par exemple un pare-feu, une connexion cryptée, ou encore un système de sauvegarde autorisée de données. Enfin, votre prestataire doit faire preuve de transparence en établissant un rapport sur ses interventions (tâches exécutées et temps passé sur vos équipements).
Quel logiciel de télémaintenance pour votre spécialiste ?
Pour travailler à distance, le spécialiste se sert d’une application sécurisée. Elles sont nombreuses sur le marché. Certaines sont en option libre tandis que d’autres sont payantes intégralement ou lorsque le technicien veut avoir recours à des fonctionnalités avancées. Le logiciel remote du spécialiste de télémaintenance informatique doit être compatible avec plusieurs systèmes d’exploitation. Il doit en plus lui permettre de partager des fichiers aisément, indépendamment de leurs formats.
Vous n’avez pas à investir dans un logiciel remote si c’est vous qui devez le mettre à la disposition de votre entreprise de télémaintenance. Certaines applications gratuites vous permettent de faire des impressions à distance ou vous donnent des possibilités d’échange VPN par exemple en plus des fonctionnalités basiques qu’offre ce type d’application. Les sociétés de dépannage qui assistent à distance peuvent également parfois former vos équipes en informatique.
En France, les entreprises perdent environ 135 heures de travail par an en moyenne à cause du mauvais usage du matériel informatique. En effet, lorsque vous introduisez de nouveaux outils informatiques pour booster votre productivité, peu de vos collaborateurs savent l’utiliser. En découle un bénéfice quasiment inexistant.
Votre employé qui ne sait pas utiliser un tableur mettra beaucoup de temps à faire une facture ou à trier des données numériques nécessitant un traitement avec ce type de logiciel par exemple. Il a donc besoin de se perfectionnement. De plus, de nombreuses entreprises ont recours au télétravail qui nécessite des notions en informatiques pour les réunions virtuelles.
Plusieurs outils ont vu le jour ou se sont perfectionnés ces derniers mois. Il faut donc former vos collaborateurs à l’utilisation de ces outils de communication interne et externe. Les entreprises de dépannage informatique en ligne peuvent par ailleurs former vos employés en bureautique. L’impact sera tout de suite visible. Vos documents administratifs seront plus professionnels et plus qualitatifs. Cela rehaussera l’image de votre société.
Les cours d’informatique dispensés par les sociétés de dépannage peuvent également être à but préventif : une meilleure utilisation des ressources entraînera moins de pannes et de dysfonctionnements !
Les formations peuvent par ailleurs être basiques comme la prise en main d’un ordinateur. Ces cours sont très demandés lorsque vous avez par exemple des séniors dans votre équipe. Ils y apprennent alors la mise en marche l’ordinateur, l’installation d’un logiciel, la personnalisation d’un poste, et bien d’autres tâches courantes.