Aujourd’hui, la dématérialisation est devenue un impératif au sein des entreprises afin de supprimer les activités chronophages et réaliser des économies sur certains consommables. Dématérialiser ses documents est une démarche qui vise à alléger le côté logistique de l’archivage des documents, mais qui présente un aspect économique particulièrement intéressant.
La dématérialisation des documents : un enjeu majeur pour les entreprises
La dématérialisation a pour objectif de transposer tous les documents au format papier en format numérique afin de s’affranchir de l’utilisation de papier. Les fichiers numériques seront alors privilégiés aussi bien pour la paie que pour la production de factures.
Le processus nécessite une nouvelle organisation au sein de l’entreprise, car il est important de pouvoir traiter et contrôler le flux de documents, d’avoir la possibilité d’y accéder au besoin, avec en garantie la sécurisation des données. C’est dans ce contexte que des experts du processus de dématérialisation tels que Numeria vous accompagnent dans votre démarche afin de mettre en place les solutions les plus adaptées : dématérialisation des documents, externalisation des impressions, archivage et consultation des documents…
Les avantages de la dématérialisation de documents
Les avantages de la dématérialisation se constatent à différents niveaux.
Obtenir davantage d’espace dans les locaux de l’entreprise
Il est important à l’heure actuelle d’optimiser toutes les ressources pouvant améliorer les performances de votre entreprise. L’aspect logistique joue un rôle important dans la gestion de votre entreprise. Réduire l’utilisation du papier et des consommables d’impression (encre, imprimantes, photocopieuses), permettent de gagner de l’espace à utiliser autrement qu’à l’archivage des documents format papier.
C’est aussi un geste écologique à adopter, car les problématiques environnementales sont devenues une véritable priorité pour toutes les entreprises. Les économies réalisées sont elles aussi conséquentes. À titre d’exemple, le papier utilisé par un salarié annuellement est d’environ 70 kg et les déchets de papier générés par l’industrie française sont de presque 1 000 000 de tonnes par an. Prendre conscience de ces chiffres est pour une entreprise un moyen de redorer son blason au regard de ses pairs.
Les documents dématérialisés, comme les documents au format papier, doivent être gérés de manière à faire un tri des documents importants. La gestion des données requiert donc d’inclure plusieurs paramètres qui en allègent la manipulation. La GED (Gestion Electronique de Documents) permet de faciliter le partage de documents, une solution efficace, alors que le télétravail a pris de l’ampleur avec les confinements successifs.
La dématérialisation ne concerne pas uniquement les documents, les changements portent également sur les process. Pour que les documents numériques aient une valeur administrative et légale, ils doivent subir différentes étapes de validation. Leur traitement est réorganisé pour que les différentes personnes impliquées puissent intervenir sur chaque document dématérialisé.
Outre une gestion moins contraignante, la dématérialisation de documents et de process (deux procédés complémentaires) vous permet de gagner du temps. Le traitement des documents sera standardisé pour tous les services, mais aussi entre les différentes administrations en interne, comme auprès de l’administration publique. Les risques d’erreurs sont réduits et l’automatisation offre un gain de temps non négligeable.
Des documents et un stockage sécurisés
La sécurisation des documents dématérialisés fait partie des éléments importants que vous devez prendre en considération. Nous estimons que c’est l’un des paramètres qui inquiètent la plupart des entreprises. En effet, le stockage des données se fait sur un serveur externe. La dématérialisation passe par plusieurs niveaux de sécurité, impératifs quand les données à traiter sont sensibles. C’est par exemple le cas des fiches de paie, des factures nécessitant par la suite des transactions financières.
La plupart des entreprises font appel aux services de prestataires externes spécialisés dans la gestion de serveurs. Cette expertise est nécessaire pour préserver vos données contre les éventuels hacks. Des contrôles permanents sont exercés pour les protéger.
Des algorithmes élaborés contribuent à chiffrer le contenu de vos documents afin de les rendre encore plus sécuritaires. Le SSL (Secure Socket Layers), et le TLS (Transport Layer Security) soumettent la transmission de données d’une machine à une autre ou d’une machine à un serveur à des chiffrements empêchant les données sensibles d’être décryptées ou interceptées en cours de route.
La dématérialisation, une obligation légale
La dématérialisation des documents est désormais impérative. La facturation électronique n’est pas récente. Cependant, elle est une obligation légale en 2021. La facture est standardisée, en conformité avec la réglementation fiscale en vigueur. Elle est structurée pour correspondre à la norme mise en œuvre au sein de l’administration fiscale. Dans ce cas, vous devez la produire sous formats XML ou EDI iDoc entre autres.
Si la facture est sous format papier, elle sera non structurée et sera transmise en format numérique non modifiable avec une signature électronique afin d’en garantir l’authenticité et sa valeur de preuve en cas de contentieux entre les différentes parties prenantes.
L’article L. 423-3 du Code de l’urbanisme, provenant de la loi ELAN dans son article 62, se rapporte aux demandes d’autorisations d’urbanisme dans les communes plus de 3500 habitants. L’article L. 112-8 du Code des relations entre le public et l’administration met en exergue, quant à lui, l’obligation pour toutes les communes d’envoyer les saisines de façon électronique.
Cette dématérialisation au sein des collectivités territoriales offre de nombreux avantages autant pour l’administration publique que pour les administrés. Contrairement à la saisie manuelle, l’automatisation permet de réduire les erreurs, de garantir la traçabilité des documents émis ou reçus permettant de mieux réguler les attributions des différents services concernés. Par ailleurs, pour les fonctionnaires, les tâches chronophages sont remplacées par des activités plus rentables pour les administrés liées aux services d’accueil, de conseils, mais aussi d’animation.
Concernant la légalité des documents électroniques, la loi du 13 mars 2000 donne aux documents électroniques la même valeur que les documents au format papier. La condition requise est qu’il soit possible d’identifier l’émetteur du document.
La mise en place de la dématérialisation des documents requiert l’implication de toutes vos équipes au sein de votre entreprise, car il est indispensable que chacun soit en mesure d’en comprendre les tenants et les aboutissants, mais aussi de déterminer la solution la plus adaptée pour votre fonctionnement.