Dans le cadre de la gestion d’entreprise, il convient de porter une attention particulière aux documents qui renferment les informations et données de la structure. Quel que soit leur format, ces documents revêtent une importance particulière et doivent faire l’objet d’une organisation minutieuse. À cela s’ajoute leur contenu souvent indissociable du support et toujours indispensable au bon fonctionnement de toute organisation. En ce sens, des professionnels proposent leurs services dans la gestion des documents, mais aussi des contenus informationnels d’une société donnée. Connaissez-vous le concept du GED et celui de l’ECM ? Nous vous aidons à mieux les comprendre et à faire la différence entre les deux.
Vers une meilleure compréhension de la GED
La Gestion électronique des Documents, plus connue sous l’acronyme GED, est un procédé centré sur les supports d’information ou documents. Grâce à des outils et moyens électroniques, les documents sont gérés de manière efficace. Ce sont généralement des logiciels qui sont mobilisés dans ce genre de procédé, avec des outils déployés par des professionnels du domaine. C’est notamment le cas de SER Groupe qui accompagne les entreprises et les organisations en les aidant dans leur gestion de document, mais également de contenu. Une technique qui favorise l’exploitation des documents et une manipulation plus efficace de l’information.
À noter que la GED regroupe de multiples actions telles que la capture de document, la classification, l’archivage et bien plus encore. Elle est souvent traitée par des professionnels pour assurer un certain automatisme des tâches. Cela aide l’entreprise à rester focalisée sur d’autres missions plus importantes.
Qu’en est-il de l’ECM ?
Qu’en est-il de l’ECM ?L’acronyme ECM signifie Entreprise Content Management. Ce concept relève principalement du contenu, c’est-à-dire de la gestion de l’information dans les entreprises. Ce procédé s’intéresse principalement à la structuration du contenu, mais pas que. À travers une stratégie bien élaborée basée sur l’ECM, il est plus facile pour une organisation d’obtenir des informations, de les organiser, mais surtout de les stocker. Celles-ci pourront ensuite être diffusées aux employés ainsi qu’aux collaborateurs.
Les experts qui proposent leurs services dans la gestion de contenu misent sur l’automatisation du processus. De cette manière, il sera plus facile pour une organisation de rester concentrée sur son cœur de métier tout en assurant une bonne efficacité dans la manipulation des informations essentielles.
Deux concepts différents, mais complémentaires
En approfondissant les définitions des deux concepts que sont la GED et l’ECM, il en ressort que les deux sont bien complémentaires. Ils touchent globalement au même domaine qui est l’information et son contenant (ou support). La GED est centrée sur la gestion du support qui contient l’information tandis que l’ECM est focalisé sur le contenu et le support à la fois. De ce fait, si vous cherchez à définir les différences concrètes entre ces deux techniques, tout réside dans les objectifs de l’entreprise.
Pour assurer son développement, une organisation a besoin d’une stratégie efficace dans la gestion et le classement de ses documents afin d’exploiter au mieux les informations qu’ils contiennent. Les informations (ou contenus) sont ensuite à manipuler avec adresse et ingéniosité. C’est dans ce domaine qu’intervient l’ECM : pour saisir, gérer, stocker, conserver et livrer du contenu répondant à certaines attentes.
