18% des projets à gros budget, presque 1/5, ne sont jamais menés à bien. Ils disparaissent, comme s’ils n’avaient jamais été conçus, pensés, travaillés. Ils ne sont pas livrés, la hiérarchie les annule, ou alors ils ne répondent plus à un besoin, celui-ci s’est résorbé autrement. Quelles sont les façons de mener à bien son projet ?
Les étapes de la gestion de projet
Tout d’abord, il est important de connaître les parties prenantes. Il s’agit de l’ensemble des participants à votre projet : ceux qui prennent part à sa conception, mais également le client, et l’utilisateur du projet, la personne à laquelle il est finalement destiné. Les intérêts de tous ces participations doivent être clairs, même ceux qui sont inavoués, non formulés. Il faut faire discuter les parties prenantes principales et les porteurs de projet pour établir les bases : budget, calendrier, cahier des charges,…
Ensuite, il faut détailler les objectifs et les hiérarchiser. Les parties prenantes doivent être liées aux objectifs précis.
Il faut également détailler les livrables, les produits exacts à réaliser pour compléter le projet. A chaque livrable, affectez une date d’échéance pour commencer à organiser véritablement votre temps.
Il s’agit ensuite de créer le programme du projet, c’est-à-dire la prévision détaillée des tâches à effectuer pour chaque livrable, avec les personnes nécessaires pour les réaliser, le temps et le budget dont ils auront besoin. Analysez la chronologie, veillez à faire passer avant les tâches dont dépendent d’autres tâches.
Il est extrêmement utile de prévoir les risques et les problèmes. Mieux vaut prévenir que guérir ! Identifiez les tâches qui sont particulièrement susceptibles d’être perturbées, anticipez les congés maladie, les vacances, prévoyez de l’avance en cas de retard. Développez une stratégie de gestion des risques adaptée.
Enfin, il ne vous reste plus qu’à présenter votre projet aux parties.
Les différentes méthodologies
Il existe plusieurs méthodologies qui ont fait leurs preuves pour la gestion de projet.
- La méthode traditionnelle « en cascade » permet d’accomplir les tâches une à une en suivant le cahier des charges.
- La méthode Agile place le client au centre du programme et permet plus de souplesse.
- La méthode adaptive est particulièrement pensée pour les projets à risques, changeants, évoluant dans le temps.
- La méthode PERT considère les tâches comme un réseau.
- La méthode du chemin critique est la méthode du meilleur rendement, de l’efficacité maximum, pour les projets qui ne souffrent aucune marge de manœuvre, aucun retard.
- La méthode du Lean Management vise à dépenser le minimum pour un apport maximum.
- Et enfin la méthode PRINCE2 est particulièrement pragmatique, structurée et s’intéresse à tous les aspects de la gestion de projet.
Les outils de gestion de projet
Plusieurs outils informatiques existent pour vous aider à organiser et gérer votre projet. On trouve des outils de cadrage, de conception, de conduite de projet, de clôture, de performance personnelle du chef de projet. Visual Planning par exemple, est un outil de gestion de projets, ce dernier propose une interface directe de planification, une structure multi-dimensionnelle avec la possibilité d’ajouter de très nombreuses ressources, et bien sûr de partager le plan avec toute l’équipe.
Si vous souhaitez que votre projet voit le jour et qu’il soit un succès, il est important de respecter les étapes de la gestion de projet, de recourir à la méthode la plus adaptée, et de s’appuyer sur les meilleurs outils.
