De plus en plus, les entreprises optent pour la digitalisation des processus et l’élaboration des factures en fait partie. Si pendant des années la France a pris du retard par rapport à d’autres pays européens, le constat est tout autre désormais. La dématérialisation des factures a en effet été imposée par l’État français à ses fournisseurs depuis peu. Dans la foulée, les entreprises de l’Hexagone ont et vont progressivement adopter ce nouveau mode d’édition des factures. La dématérialisation connaît aujourd’hui un succès évident, à la faveur d’un cadre légal bien établi et de nombreux atouts. Du point de vie de la sécurité, qu’en est-il ? Quelles sont les exigences factuelles et juridiques d’un tel changement ?
La dématérialisation des factures, un changement aux allures de normes
Si de nombreuses entreprises intègrent aujourd’hui le digital à leur processus, la dématérialisation des factures en est certainement l’exemple le plus saisissant. Au regard de la sensibilité du département comptable au sein d’une entreprise, un tel changement atteste en effet d’une volonté des entreprises d’assouplir le processus d’édition des factures, mais aussi de le sécuriser davantage.
La dématérialisation des factures est un concept plus global, à distinguer de la numérisation qui en est une composante. En l’occurrence, la dématérialisation s’entend comme l’élaboration d’un système d’information qui permet une gestion globale de la facturation au sein des entreprises. C’est-à-dire que la dématérialisation permet de générer, d’envoyer, de recevoir et de stocker nativement au format numérique les factures d’une entreprise.
Comme nous le disions, la numérisation est une étape du processus de dématérialisation. Elle consiste, à l’aide d’un dispositif de lecture automatique, de scan ou de reconnaissance de caractère, à capturer le contenu de la facture. C’est ce document numérique qui fera l’objet d’un traitement pour être dématérialisé. Au format électronique, ces documents comptables qui seront dématérialisés peuvent être des fichiers structurés (CSV, XML, etc.) ou non structurés (PDF).
En pratique, la dématérialisation des factures nécessite l’utilisation d’un logiciel. Ainsi, si vous souhaitez amorcer la dématérialisation de vos factures, rendez-vous sur Deltic.fr par exemple, et découvrez les solutions logicielles qui existent pour votre comptabilité. Intuitif et pratique, un logiciel de dématérialisation de factures vous permet de réduire les coûts inhérents au traitement des factures. Bien sûr, d’autres avantages sont associés à la facture électronique.
La dématérialisation des factures, une solution aux multiples atouts
Le plébiscite dont la facture électronique fait l’objet s’explique par ses nombreux avantages.
Gain de temps, d’espace et de productivité
Le gain de temps coule de source et est l’un des principaux avantages de la dématérialisation comptable. Avec les factures en version papier, il faut parfois se coltiner de longues heures de recherche pour sortir un document comptable. A contrario, avec la dématérialisation, il suffit d’une recherche intelligente sur un terminal et vous avez accès à votre facture. Le gain de temps est ici considérable, surtout en prélude à des audits comptables.
Par ailleurs, le stockage physique des factures et pièces comptables peut nécessiter un grand espace selon les années d’exercice et la taille de l’entreprise. Autant destiner ces espaces à d’autres fins en dématérialisant. Autre avantage de choix de la dématérialisation, le gain de productivité. En digitalisant vos processus de facturation, vos collaborateurs seront plus productifs.
De facto, une étude de IDC France révèle que les services comptables des entreprises consacrent en moyenne 30% de leur temps de travail à la saisie manuelle des factures fournisseurs. Il s’agit clairement d’un temps considérable pour un travail qui peut être digitalisé. Pour preuve, la même étude révèle qu’en dématérialisant cette opération, les équipes comptables pourront réduire ce temps de 30%. Elles se consacreront alors à d’autres tâches qui dynamiseront le service comptable.
Maîtrise des coûts
En plus de demander du temps, la facture papier est financièrement exigeante. De la saisie à l’archivage en passant par la validation, les affranchissements, le scanner et autres, une facture papier vous coûte en moyenne 12 euros. Pendant ce temps, une facture électronique vous coûte environ 3 euros pour une accessibilité permanente et rapide.
On estime à environ 2.000 euros le coût annuel associé à l’entretien d’une armoire comportant des documents d’entreprise. Or, lorsque vous conservez des factures, il faut les entretenir, afin de pouvoir les conserver dans le temps. À cela, il faut ajouter que 7,5% des documents conservés traditionnellement se perdent, et qu’il faut en moyenne plus de 150 euros pour reproduire un document perdu.
Imaginez l’incidence, sachant que vous produisez annuellement un nombre important de factures. En dématérialisant vos processus de facturation, vous réduisez de façon drastique les coûts annuellement affectés à ce poste. Le cabinet Ernst & Young estime que la digitalisation permet de diviser par 3 le coût de gestion des factures. Vous économisez ainsi des centaines, voire des milliers d’euros en fonction de la taille de votre business.
Réduction des retards de paiement
Les retards de paiement sont un mal qui affaiblit de nombreuses entreprises. Pour certaines, dans 1 cas sur 4, elle est une cause de faillite. On estime à plusieurs milliards d’euros les sommes dont les trésoreries des PME auraient bénéficié en absence de retard de paiement.
En dématérialisant, vous rendez plus fluide le processus d’émission de factures et de facturation client. Procéder ainsi vous permet de réduire d’au moins 12% les retards de paiement. C’est une avancée notable, d’autant que plus de 50% de dirigeants d’entreprise estiment que la dématérialisation permettrait de réduire le risque de retards de paiement.
Sécurité du processus
La facturation est un axe sensible du fonctionnement d’une entreprise. Autant y associer toute la rigueur possible et éviter les déconvenues. Avec un procédé traditionnel de facturation, difficile d’exclure les risques d’erreurs et de dégradation des documents.
A contrario, la dématérialisation permet d’automatiser le processus et de stocker les données via une solution électronique de stockage comme le cloud. Mieux, elle facilite la traçabilité du processus de facturation et améliore le circuit de validation des factures. Ceci est sans compter qu’elle permet également l’accessibilité des données.
Optimisation des relations clients et fournisseurs
Étant donné que la digitalisation permet une réduction importante des délais de traitement, la relation entre l’entreprise et/ou ses fournisseurs/clients se trouve optimisée. En pratique, la digitalisation favorise la suppression de certaines étapes du traitement, autant qu’elle optimise la circulation des données entre les services concernés. Les motifs de litiges entre l’entreprise et ses clients et fournisseurs sont alors réduits, voire éliminés.
Protection de l’environnement
En dématérialisant vos factures, vous réduisez l’empreinte carbone de votre entreprise. Plus de papier à livrer plus d’impression à réaliser, moins d’encre, moins de courrier à distribuer. La dématérialisation renforce votre politique RSE.
À la suite de ses avantages, intéressons-nous au cadre légal de la dématérialisation, étant donné qu’il ne suffit pas de numériser une facture pour prétendre faire de la dématérialisation.
Le cadre légal de la dématérialisation des factures
Si la dématérialisation gagne en popularité, certains contresens tendent à entretenir le flou quant au cadre légal de cette pratique. Concrètement, que dit la loi sur la dématérialisation des factures ?
La dématérialisation des factures n’est pas obligatoire (pour le moment)
Ce flou autour du cadre juridique de la dématérialisation tient d’une mauvaise interprétation de l’article 222 de la loi Macron d’août 2015. Cet article dispose en effet qu’à partir du 1er janvier 2020, aucune entreprise ne pourra refuser une facture électronique que lui adresse un fournisseur en version électronique. Que vous soyez une grande entreprise, une ETI ou une PME, vous êtes alors dans l’obligation d’accepter la facture électronique que vous aurait adressée un fournisseur. Nulle part cet article n’est toutefois stipulé que toutes les entreprises sont tenues de dématérialiser leurs factures. Il est essentiel de relever cette nuance, supprimant ainsi tout amalgame.
En pratique, la dématérialisation n’a un caractère coercitif que pour le marché du B2G (Business to Governement). Seules les entreprises privées ayant des relations commerciales avec les entités et les collectivités publiques sont tenues de délivrer des factures dématérialisées à l’État. Cette obligation mise en œuvre depuis 2017 s’est progressivement étendue à toutes les entreprises, peu importe leur taille, dès lors qu’elles contractent avec des structures publiques.
À travers cette démarche, l’État français s’inscrit dans un processus de normalisation de la facture électronique, comme la Norvège, le Danemark, la Suède et la Suisse. De même, ce changement a aussi des motivations internationales. Elle a en effet aussi pour objectif de lutter contre la fraude à la TVA et de se conformer aux réformes internationales allant dans le sens du contrôle périodique et continu des transactions.
Pour ce qui est du marché B2B, selon la loi de finances 2020, la facture électronique ne sera obligatoire qu’à partir de 2024. Précisément, le processus de dématérialisation des factures pour les relations commerciales entre entreprises françaises opérant en France, débutera le 1er juillet 2024 et prendra fin le 1er janvier 2026. Autant anticiper et amorcer votre dématérialisation dès maintenant.
Les mentions obligatoires sur une facture dématérialisée
Comme la facture en version papier, la facture électronique doit répondre à certaines conditions pour être juridiquement valable. Une facture électroniquement éditée ne sera ainsi juridiquement recevable que si elle recense les mentions obligatoires suivantes :
- le numéro de la facture,
- la date d’émission de la facture,
- la date de l’opération facturée,
- le numéro individuel d’identification à la TVA du vendeur et du client s’il est un professionnel,
- le taux de TVA légalement admis et le montant y équivalent,
- les identités du vendeur et de l’acheteur,
- le numéro du bon de commande s’il y en a,
- le prix catalogue et éventuellement la majoration si elle a lieu,
- la réduction de prix s’il y en a,
- les sommes HT et TTC,
- la date de règlement de la facture.
Sans la présence de ces données, la facture peut être considérée comme frauduleuse et vous exposer à des sanctions.
Les modalités qui garantissent juridiquement la sécurité d’une facture dématérialisée
En dehors des mentions obligatoires, une facture n’est juridiquement valable que si certains éléments sont cumulativement garantis. Il s’agit de l’authenticité de l’émetteur, de la bonne lisibilité et de l’intégrité du contenu de la facture électronique. Pour garantir ces principes, la loi sur la dématérialisation des factures n’admet que trois solutions.
La signature électronique
La signature électronique s’impose ici parce qu’elle permet de s’assurer l’identité du signataire de la facture, l’intégrité de la facture et sa source. La solution de la signature électronique se caractérise par une dualité juridique et technique des règles applicables à la facture dématérialisée. De même, elle repose sur l’utilisation d’un certificat numérique.
Il s’agit d’une suite de chiffres figurant sans cryptage sur le document. Pour être juridiquement valable, le certificat numérique doit avoir été délivré par un prestataire légalement reconnu pour fournir des services de certification électronique. À noter que la signature électronique a la même valeur juridique qu’une signature manuscrite. De même, elle est à distinguer de la signature numérisée.
L’échange de données informatisées (EDI)
L’EDI est aussi une solution de structuration des factures garantissant les critères d’authenticité, d’intégrité et de lisibilité. De quoi s’agit-il exactement ? En pratique, il s’agit d’un protocole qui permet à deux entreprises d’échanger des données de façon sécurisée, au travers d’un système d’exploitation. L’EDI est fortement recommandé pour les entreprises qui éditent un grand volume de factures. En plus de bénéficier d’une célérité dans la recherche d’information, elles éditent plus rapidement les factures.
Les entreprises opérant en B2B et qui ont déjà adopté les factures électroniques sont unanimes quant à l’efficacité de l’EDI. Pour adopter le protocole d’échange de données informatisées, vous aurez le choix entre différents formats. Les plus utilisés sont pour l’heure VDA ANSI ASC X12 et EDIFACT.
La piste d’audit fiable
La piste d’audit fiable est un processus interne à chaque entreprise. Elle s’entend comme un ensemble de règles et de mesures internes utilisées par l’entreprise pour prouver qu’elle a mis en place des protocoles de contrôles documentés de ces processus. À la faveur de cette chaîne de contrôle, il est alors possible d’établir un lien clair entre les factures émises et les produits livrés et/ou les prestations facturées.
Ainsi, dans l’éventualité d’un contrôle, l’entreprise pourra justifier ses agissements en reconstituant simplement le protocole de facturation. Parce que moins coûteuses et impliquant peu de moyens logistiques, la piste d’audit fiable se prête davantage aux petites entreprises.
L’archivage et le stockage, autres pans de la sécurité des factures électroniques
La sécurité des factures dématérialisées dépend aussi de leur procédé d’archivage et de stockage. Pour ce qui est de l’archivage des factures dématérialisées, le droit comptable prévoit une durée de conservation de 10 ans. Quant au droit fiscal, il stipule que les factures électroniques doivent être conservées 6 ans au moins.
En ce qui concerne le stockage des factures électroniques, si vous faites le choix d’un système de stockage électronique, vous devez vous assurer que les factures soient conservées dans un data center hautement sécurisé, disponible et basé dans un pays de l’UE. À défaut, il faut que le pays où se trouve ce data center soit coopératif avec l’administration française en cas de contrôle.
Le non-respect de ces obligations inhérentes à la facture électronique vous expose à des sanctions pénales (amende, exclusion des marchés publics) et fiscales (amende, remise en cause de la déduction de TVA, etc.).
