Le salon professionnel peut être un événement commercial très rentable, mais uniquement s’il est bien préparé en amont et que les risques sont calculés. Avec quelques conseils, vous réussirez votre salon dans un centre de conférences ou dans un espace d’exposition !

Quelles sont les différentes étapes de préparation de votre salon professionnel ?

Ne négligez pas la préparation de votre salon au risque d’en payer de lourdes conséquences durant l’événement. Il est primordial de travailler au bon déroulement de l’événement, mais aussi à la publicité quelques semaines avant le salon.

Établir une check-list

Notez tout ce que vous avez à réaliser avant le jour J. Il faut s’y prendre plusieurs semaines voire mois avant l’événement afin d’être certain que tout soit prêt et que les différents acteurs de cet événement ont été prévenus. Listez tous les produits ou services que vous souhaitez mettre en lumière durant ce salon professionnel. Il est aussi important de connaître les collaborateurs qui vont intervenir durant toute la durée du salon. Réfléchissez aux clients qui sont susceptibles d’être intéressés par cet événement professionnel.

Fixer des deadlines

Découpez votre organisation en différentes étapes que vous ponctuerez par une deadline à respecter. Essayez de fixer des deadlines assez courtes, en particulier si vos collaborateurs ou clients doivent vous restituer des informations ou des dossiers.

Préparer un dossier pour l’exposant

Vous aurez toujours un collaborateur qui oubliera les horaires du salon ou qui aura des difficultés à trouver l’accès à l’événement. Il est donc judicieux de prévoir un dossier détaillé pour chaque collaborateur. Dans ce dossier, vous indiquerez les produits ou services qui sont présentés, un plan détaillé avec les informations pour accéder au salon, les tenues vestimentaires exigées et les horaires du déroulement de la journée. Cela vous évite d’avoir à répondre à une multitude de questions de dernière minute.

Récupérer les badges

Dans de nombreux salons, vous avez la possibilité de recevoir ou d’imprimer les badges avant le jour de l’événement. Vous éviterez ainsi de perdre du temps à faire la queue uniquement pour obtenir votre badge ou celui de vos collaborateurs.

Réaliser une promotion externe

Pour que votre salon professionnel soit une réussite, il faut penser à prévenir toute votre clientèle que votre entreprise sera présente sur ce salon. Ne vous limitez pas à votre clientèle, mais allez chercher de nouveaux prospects en choisissant de publier une annonce dans une presse spécialisée. Pensez également à faire des posts sur vos pages professionnelles sur les réseaux sociaux.

Ne pas omettre la promotion interne

Mettez au courant la totalité des salariés de votre entreprise. Il est important que chaque acteur de votre entreprise soit tenu informé de la participation de la société à un événement. Les salariés peuvent ainsi répercuter l’information de manière informelle ou répondre au questionnement de leurs clients ou partenaires. L’information peut être transmise par un encart dans le journal interne ou encore via un mail par l’intranet.

Faire un point la veille et préparer du matériel supplémentaire

Pour être serein le lendemain, il suffit de prendre un temps pour faire le point sur les différentes étapes, pour vérifier le matériel à prévoir, mais aussi pour relire les plaquettes que vous transmettrez aux visiteurs du salon professionnel. Si vous en avez la possibilité, rendez-vous sur le lieu du salon la veille.Donnez quelques directives aux équipes qui installent votre stand. Préparez aussi une pochette avec du petit matériel comme des ciseaux, colle forte, pâte de fixation ou encore des rallonges électriques avec multiprises.

Le jour J de votre événement

Lorsqu’arrive le jour du salon professionnel, appliquez les conseils suivants afin de vous garantir une journée pleinement réussie.

Flécher les lieux et personnaliser le stand

Partez de la porte d’entrée du salon et essayez de flécher le parcours pour que les visiteurs trouvent rapidement votre stand. Prenez également le temps de personnaliser votre stand avec la PLV (publicité sur le lieu de vente). Il suffit d’ajouter quelques affiches, de placer des kakémonos ou des flyers sur votre stand afin de le mettre aux couleurs de votre entreprise. Pour attirer l’attention, prévoyez un grand écran avec des images dynamiques ou des bandes sonores.

Imaginer des goodies

Les petits objets imprimés du logo de votre entreprise ou de votre slogan sont très appréciés des visiteurs. C’est une forme de publicité peu coûteuse et très efficace. Ils utiliseront les objets en continuant à véhiculer votre image auprès de leurs propres clients, de partenaires potentiels ou de prospects. On apprécie particulièrement les stylos billes, un tote bag, une clé USB ou encore un porte-clés amusant.

Prévoir quelques amuse-bouches

Pour remercier vos visiteurs de s’arrêter à votre stand, mais aussi pour attirer les gourmands, il suffit de placer quelques plateaux avec des petites pièces à grignoter. Le fait de manger les invite à rester plus longtemps sur votre stand et ainsi vous offrir un laps de temps plus important pour attirer leur attention.

Déposer des documents dans l’espace presse

Dans la plupart des salons, il existe un espace presse où les journalistes viennent chercher de l’information. Placez des plaquettes, quelques goodies et des flyers afin qu’ils puissent consulter les informations et garder le nom de votre entreprise en mémoire.

Après le salon professionnel

L’impact du salon continue bien après la journée sur le site. Continuez à exploiter le salon grâce à quelques actions efficientes.

Publier sur les réseaux sociaux

Si vous réalisez une intervention, il est possible de demander à un collaborateur de vous filmer afin de poster ensuite sur les réseaux sociaux. Vous pouvez également faire un post sur votre site Web qui évoque votre participation au salon.

Analyser les retombées

Il est important de calculer l’impact de cette journée, les dépenses et de mesurer les investissements en rapport avec les retombées positives pour votre société. Prévoyez également un débriefing avec les collaborateurs qui ont participé à cette journée. Et enfin, remerciez les clients qui ont été présents sur le salon.

Le salon professionnel est un tremplin très intéressant pour les entreprises, mais il est nécessaire de bien le préparer avant d’y participer. Si vous avez besoin d’un support pour vous accompagner, il existe des plateformes digitales pour réaliser des tâches telles que la gestion des invités, l’édition d’e-badges ou encore l’élaboration des statistiques d’envois d’emailing !