Qu’il s’agisse de vos clients ou de vos propres informations sensibles, la sécurité des informations confidentielles est essentielle. Conserver des documents dont vous n’avez plus besoin et qui ne sont pas conservés dans une zone sécurisée peut constituer une menace pour votre identité et provoquer une violation de données.

Déterminez bien les documents que vous voulez conserver et stockez vos fichiers numériques en lieu sûr. Une fois le triage effectué, déchiqueter les documents physiques dont vous n’avez plus besoin est le meilleur moyen de vous assurer qu’ils sont détruits correctement. La meilleure façon de le faire est d’utiliser un appareil prévu à cet effet que l’on appelle «destructeur de documents ».

Zoom sur la définition de destructeur de documents et de son fonctionnement

Avant même que vous découvriez les diverses raisons d’opter pour un destructeur de documents, il est primordial de se familiariser un peu avec le principe de cette machine et la manière dont elle marche.

Qu’est-ce qu’un destructeur de documents ?

Une déchiqueteuse de papier, une déchiqueteuse de documents ou un destructeur de documents est un dispositif mécanique pour couper du papier et d’autres supports qui contiennent des informations en fragments si petits que les informations ne peuvent plus être récupérées.

Comment fonctionne une déchiqueteuse ?

Les déchiqueteuses coupent généralement le papier en bandes ou en carrés confettis. Le destructeur de papier lui-même se compose généralement d’un réceptacle ou d’une poubelle où les morceaux de matière déchiquetés seront stockés. Le haut du bac est équipé d’un couvercle où le papier est introduit dans une fente.

Les déchiqueteuses à bande peuvent utiliser des couteaux rotatifs pour couper le papier, tandis que les déchiqueteuses à coupe transversale peuvent utiliser deux séries de dents qui tournent dans des directions opposées pour obtenir une particule carrée beaucoup plus petite.

Lorsque du papier (ou un autre objet) touche la tête de coupe, un capteur s’active et les dents ou les couteaux tranchants tournent et tirent le papier dans leurs mâchoires jusqu’à ce que le papier repose pathétiquement en morceaux dans le bac. Gardez à l’esprit qu’il existe un autre ensemble de capteurs au bas du couvercle. Lorsque la machine repose sur le dessus du bac, elle active les capteurs inférieurs, qui activent ensuite d’autres capteurs qui font tourner les dents.

Pourquoi devez-vous opter pour un destructeur de documents ?

Une mauvaise gestion de vos données professionnelles peut vous mettre en danger, vous et/ou votre entreprise, et ternir votre réputation. Voici 10 raisons pour lesquelles le déchiquetage de documents devrait être une priorité absolue.

1. C’est la loi

Les déchets confidentiels, tels que les dossiers médicaux, les détails du salaire ou les coordonnées personnelles, doivent légalement être éliminés correctement en vertu de la loi sur la protection des données. Ces documents doivent être déchiquetés avant d’être jetés pour garantir la confidentialité des données des personnes.

2. Pour vous protéger du vol d’identité

Le vol d’identité est en train de devenir un crime courant auprès des criminels qui cherchent dans les poubelles pour extraire des informations personnelles d’autres personnes. Par exemple, si quelqu’un met la main sur les coordonnées d’une personne, il serait beaucoup plus facile de demander une carte de crédit à son nom.

3. Vous pouvez gagner du temps

Extraire ou couper manuellement des documents peut prendre beaucoup de temps, sans parler de la menace de coupures de papier. Le déchiquetage de documents est un moyen rapide et facile d’éliminer les papiers qui ne vous sont plus nécessaires.

4. Le destructeur de documents rend le recyclage plus facile

La plupart des entreprises tiennent à mettre en évidence leurs références vertes et le recyclage du papier est un moyen pour elles de montrer à leurs clients et concurrents qu’elles se soucient de l’environnement. Le déchiquetage des documents facilite le recyclage, car le papier coupé en plusieurs morceaux peut simplement être entreposé dans un sac et amené à un point de recyclage ou collecté par une entreprise de recyclage.

5. Vos données commerciales resteront confidentielles

Les entreprises ont tendance à tout documenter, des notes de réunion aux détails du personnel, des développements commerciaux futurs aux chiffres de vente. Imaginez si ceux-ci tombaient entre de mauvaises mains. La déchiqueteuse de papier peut donner aux entreprises la tranquillité
d’esprit que les gens ne fouillent pas dans leurs vieux papiers pour découvrir ses plans futurs.

6. Vous pouvez éviter l’espionnage d’entreprise

Si une entreprise a passé du temps et de l’argent à rechercher un nouveau produit ou service, cela pourrait être très précieux pour les entreprises concurrentes. Si un concurrent s’emparait d’idées confidentielles ou de futurs plans de produits, il pourrait les voler et les développer lui-même.
Cela pourrait entraîner une perte financière pour l’entreprise qui a initialement effectué la recherche.

7. Vous pouvez économiser sur l’espace de stockage

Certaines entreprises peuvent avoir des papiers et des documents qui datent de plusieurs années et qui ne sont plus nécessaires, mais elles ne savent pas comment les éliminer correctement. Le papier peut occuper beaucoup d’espace dans un bureau, assis sur des bureaux ou dans des classeurs. Donc en les déchiquetant, vous pouvez libérer de l’espace.

8. Des piles de papier peuvent créer un risque d’incendie

Avoir des papiers empilés dans le bureau peut constituer le carburant idéal pour propager un incendie. Le déchiquetage des documents, puis leur recyclage peuvent garantir que les entreprises ne conservent que ce qui est nécessaire et éliminent le risque d’incendie créé par l’excès de papier stocké.

9. Pour assurer la confiance des consommateurs

Si une entreprise déchiquette des documents confidentiels contenant des détails sur ses clients et ses clients, elle peut accroître la confiance que ces personnes ont en elle. En déchiquetant les documents et en veillant à ce que les clients sachent que cela se fait des règles de l’art, ces derniers seront sûrs que leurs données sont traitées en toute sécurité et avec respect.

10. Pour garder les employés heureux

Les chefs d’entreprise ont accès et créent des documents confidentiels qui affectent directement leur personnel comme les revues de salaires, les détails sur les licenciements, les informations disciplinaires et les échelles de salaires.

Si un employé voyait même une version approximative de l’un de ces documents concernant son salaire ou son poste dans l’entreprise, cela pourrait provoquer la suspicion et la mauvaise humeur à travers tout le personnel. La destruction d’informations potentiellement destructrices garantira que les entreprises ne dérangent pas inutilement leurs employés. Pour en savoir plus sur les destructeurs de documents : cliquez ici.