Quand l’intelligence artificielle se mêle aux notes de frais

Les dépenses de déjeuners d’affaires, d’hébergement, les déplacements professionnels sont autant de belles preuves du dynamisme de votre entreprise. Mais cela représente aussi un véritable casse-tête administratif. C’est pourquoi différents éditeurs de logiciels proposent des services toujours plus personnalisés et innovants.

L’intelligence artificielle pour maitriser le coût de vos notes de frais

Différents logiciels de gestion sont conçus pour gérer et automatiser la gestion des justificatifs de notes de frais. Certains comme Jenji vont plus loin et innovent dans leur domaine. Ils intègrent désormais l’intelligence artificielle pour analyser l’ensemble des justificatifs de vos notes de frais.

Vous obtenez alors un audit de vos dépenses de frais professionnels et identifiez celles qui posent problème. Jenji, un outil de gestion de notes de frais est par exemple équipé de l’Advisor Fraud qui détecte automatiquement les comportements ou modèles suspects.

Au-delà d’être une application automatisée de gestion de note de frais, ces logiciels mettent à la disposition de leur client un véritable conseiller financier !

Pour en savoir plus, n’hésitez pas à vous rapprocher de nos services qui sauront vous accompagner dans votre démarche.

La gestion des notes de frais : une tâche administrative chronophage

C’est avec un enthousiasme modéré que vous-même ou votre comptable traitez régulièrement les notes de frais inhérentes à votre activité. Sous la forme d’un papier rempli à la main, d’un fichier PDF ou d’une ligne Excel, le traitement de cette tâche administrative puise dans le temps et l’énergie des entreprises.

Un grand nombre d’entreprises ont donc sauté le pas depuis l’arrêté du 22 mars 2017 qui autorise la dématérialisation des notes de frais. Les factures éditées sur support papier peuvent être numérisées et conservées sous format numérique grâce à des logiciels de gestion. De son côté, l’URSAFF reconnaît les justificatifs numérisés comme des preuves suffisantes.

Des logiciels financiers pour simplifier la gestion de vos notes de frais

Vous gagnez du temps avec l’automatisation

A la tête d’une grande ou petite société, un chef d’entreprise cherche toujours à accéder à une solution de gestion des dépenses. Le temps que vous ne consacrez pas à la gestion financière de vos notes de frais, vous l’investissez dans du temps de production et de prospection. De plus vous fluidifiez le workflow entre vos collaborateurs et votre service comptable.

Vous évitez les erreurs et les aléas financiers

Fautes de frappes, oublis, justificatifs de note de frais abîmés voire perdus, une maladresse humaine est vite arrivée. Avec la dématérialisation, vos justificatifs de dépenses professionnelles sont rassemblés, triés, et archivés dans un vrai coffre-fort numérique.

Vous êtes prêt pour un contrôle Urssaf à tout moment

Vous avez décidé de vous doter d’un logiciel de gestion de notes de frais ? Alors assurez-vous que celui que vous avez choisi dispose d’un Système d’Archivage Électronique certifié.

Ce système permet d’archiver les documents et d’y intégrer des preuves informatiques pour garantir leur intégrité. En cas de contrôle vous aurez des justificatifs facilement accessibles et en très bon état.

Vous faites des économies

Entre le temps de la demande de vos collaborateurs et le temps de traitement par vos services comptables, plusieurs heures s’écoulent sans réelle productivité. Un logiciel de gestion de note de frais vous permettra de rentabiliser ce temps pour le consacrer à des missions essentielles. Fini également le stockage physique des documents, vous pouvez réinvestir une armoire voire une pièce entière pour de nouveaux projets !