Dans le cadre de leur activité, les entreprises sont toutes amenées à organiser des rencontres avec leurs partenaires commerciaux et/ou leurs fournisseurs.
Néanmoins, il n’est pas toujours possible d’organiser ces rencontres au sein des locaux de l’entreprise, et ce, pour diverses raisons. Découvrez dans quel cas il est préférable de louer un espace pour organiser ses réunions professionnelles et comment procéder.
Les avantages de louer des locaux pour une réunion professionnelle
Des locaux adaptés
Selon le nombre de participants, la société à l’origine de la réunion ne dispose pas toujours d’une capacité d’accueil suffisante. Louer un espace pour l’occasion c’est s’assurer de pouvoir accueillir tout le monde dans les meilleures conditions de confort et de sécurité.
De plus, le lieu de réunion choisi participe à l’image de marque de l’entreprise. En effet, s’il est possible de trouver tout type de salles de réunion, certains lieux offrent un standing qui bénéficiera à votre image de marque. Il s’agit d’acquérir ou d’asseoir sa crédibilité en montrant que l’entreprise dispose de moyens financiers tout en valorisant ses relations avec ses partenaires.
Une meilleure accessibilité
Lorsqu’il s’agit d’accueillir des clients ou autres partenaires commerciaux, il convient de proposer un lieu de rencontre bien situé. En effet, les participants peuvent venir d’autres villes, régions voire de l’étranger. Pour leur faciliter les choses et afin de vous assurer un bon taux de participation, privilégiez une salle proche des gares, aéroports, métros, etc.
Opter pour une salle de réunion à proximité des transports en commun permet également d’optimiser le temps de déplacement des participants.
Une maîtrise des coûts
L’espace loué pour les réunions professionnelles représente certes une dépense, néanmoins celle-ci reste occasionnelle. Or, louer des locaux plus grands à l’année pour un espace utilisé seulement pour quelques réunions impliquerait de payer un loyer plus élevé à l’année.
Il semble ainsi plus judicieux, financièrement parlant, de louer un espace pour une journée voire une demi-journée.
Louer une salle de réunion sur OfficeRiders
OfficeRiders est un site internet sous forme de marketplace collaborative. Celui-ci permet aux professionnels de trouver des espaces uniques mis en ligne par des hôtes.
Il est possible de réserver un espace en direct après avoir effectué une recherche par ville ou adresse, nombre de participants, etc.
Un chatbot permet d’échanger avec l’hôte des services souhaités pour obtenir un devis en temps réel.
Grâce aux photos présentes sur le site et au descriptif détaillé, il est possible de se faire une idée précise du lieu. Une fois votre choix fait, vous pouvez payer en ligne pour confirmer votre réservation. L’avantage d’OfficeRiders est de pouvoir louer un lieu facilement en sélectionnant des services annexes si nécessaire (restauration par exemple). Grâce à la marketplace vous économisez du temps et de l’énergie. Les espaces proposés à la location sont variés : du loft parisien, au salles de réunion d’hôtels, en passant par des appartements cosy, trouvez l’espace qui correspond à l’événement que vous souhaitez organiser.
