La Business Intelligence, ou Power BI, est devenue un outil indispensable pour avoir une vision claire sur son activité et pour faciliter la prise de décisions. Cet outil de Microsoft offre une analyse rapide de vos données et permet d’accéder facilement à des rapports visuels. Grâce à lui, vous pourrez modéliser, explorer et coéditer vos données, voire les publier et les partager. Il s’adapte parfaitement à d’autres outils comme Microsoft Excel. Vous pourrez travailler de manière plus fluide et plus opérationnelle avec toutes les fonctionnalités qu’il offre. De plus, il est disponible à la fois sur mobile et sur PC. Découvrez-en davantage sur cette solution et toutes les possibilités qu’elle promet dans cet article.
Une formation Power BI avec des experts
La Power Business Intelligence est un outil conçu par Microsoft. Il s’agit d’un service d’analyse commerciale qui vous permet d’obtenir une analyse de données insights pour faciliter vos prises de décisions. Cette solution est disponible sur toutes les plateformes numériques et a été spécialement conçue pour soutenir les entreprises dans leurs choix stratégiques au quotidien. Pour maîtriser parfaitement son utilisation, il est recommandé de suivre une formation PowerApps avec des experts Power BI en ligne. Vous aurez ainsi la possibilité d’optimiser votre utilisation de tous les outils BI stratégiques.
Comprendre le principe de la business intelligence
Pour comprendre l’application Power BI, il est avant tout important de comprendre ce qu’est la business intelligence, que l’on appelle également Informatique décisionnelle, ou Decision Support System. Il s’agit d’une solution conçue pour les dirigeants, les chefs et les décideurs d’entreprise. Elle rassemble les outils, les moyens et les méthodes pour mieux collecter, consolider et surtout pour modéliser différentes données, provenant de plusieurs sources. Cet outil permet aux décisionnaires d’avoir une vue claire et complète sur l’ensemble de toutes les données disponibles. La Business Intelligence présente plusieurs phases :
- Il y a tout d’abord la collecte des données : l’outil vous permet de les extraire facilement puis de les filtrer depuis plusieurs bases de données. Vous pourrez par la suite les regrouper ;
- Vient ensuite l’intégration : la solution vous permet de bien structurer vos données de manière cohérente, pour pouvoir créer des informations homogènes ;
- La diffusion sert surtout à mieux présenter les données de façon simple, afin que les utilisateurs puissent les gérer facilement et avoir les droits d’accès ;
- La restitution de la BI vous permet de présenter des informations plus claires à l’aide de rapports visuels. Sachez qu’il est possible de personnaliser la présentation en fonction de plusieurs paramètres personnalisés. Cette fonctionnalité aide les décisionnaires d’une entreprise à prendre la décision la plus adaptée à la situation actuelle de la société. Il s’agit donc à la fois d’un puissant outil et d’un allié idéal pour accompagner le développement de votre structure.
L’objectif est de rendre l’information plus accessible, mais aussi plus fiable tout en optimisant votre utilisation de Power BI.
Les différentes versions de Power BI
La solution Power BI existe en 3 versions. Vous n’avez qu’à choisir celle qui répond le plus à vos besoins et à votre organisation.
Le Power BI Desktop
Il s’agit d’un outil complet pour créer des analyses et des rapports de données. Cette version peut être installée gratuitement sur votre ordinateur en local. Vous pouvez vous connecter sur plusieurs sources pour pouvoir combiner facilement différentes données sur une seule et même passerelle. Avec Power BI Desktop, vous pourrez par la suite les modéliser et les transformer, puis, procéder à une création de graphiques, de tableaux de bord ou encore de rapports visuels.
Le Power BI cloud
Il s’agit d’un service en ligne qui permet à toute l’équipe de votre entreprise de collaborer et d’apporter des modifications aux différents rapports. Ainsi, vous aurez également la possibilité de vous connecter au service Power BI depuis plusieurs terminaux. Il faut toutefois noter que les possibilités de modélisation sont relativement limitées.
Le Power BI Report Server ou le serveur de rapports
Il vous permet de créer des rapports accessibles sur un appareil mobile ou sur un navigateur web. Ainsi, tous les utilisateurs peuvent utiliser ce Report Server facilement. Ces derniers peuvent également recevoir les rapports sous forme de courrier électronique. Cet outil est indispensable, surtout pour les entreprises qui ont opté pour une restriction d’usage sur leurs services cloud.
Power BI : pour quels types d’entreprise ?
Microsoft Power BI est un outil conçu pour toutes les entreprises, quel que soit leur secteur d’activité. En effet, les sociétés manipulent au quotidien de nombreuses données, que ce soit des données clients, des indicateurs de performances, des informations RH ou encore des données commerciales. Toutes ces informations ne sont pas exploitables si vous n’avez pas la capacité de les lire, de les traiter et de les communiquer. D’où l’a nécessité d’utiliser Microsoft Power BI et de suivre une formation en la matière pour vous aider à traiter plus facilement vos nombreuses données. À l’aide de Power BI, vous n’aurez plus de difficulté à convertir vos données à partir de plusieurs sources en rapports, ou encore en tableaux de bord interactifs.
Microsoft Power BI est composé de plusieurs applications, de services logiciels et aussi de connecteurs qui l’aident à transformer toutes vos sources de données en informations visuellement parlantes et pertinentes et qui peuvent par la suite les convertir sous forme de rapports. Que votre entreprise utilise une base de données hébergée en interne, sur un Cloud, ou a opté pour un simple classeur Microsoft Excel, Power BI vous aide à vous connecter facilement à toutes vos sources. Ainsi, vous pourrez non seulement modéliser vos informations, mais aussi en supprimer et les gérer comme vous le souhaitez. Il vous offre aussi la possibilité de les visualiser et de les partager aisément avec tous vos collaborateurs, peu importe votre métier ou secteur.
Pourquoi utiliser Power BI ?
L’application présente plusieurs avantages pour les entreprises.
Une aisance dans l’analyse et la manipulation des données
Il vous permet d’obtenir facilement et rapidement des informations, et ce avec une simple configuration qui nécessite juste quelques formations basiques qui peuvent être améliorées. Cet outil vous permet de créer des tableaux de bord, grâce aux différentes connexions avec vos sources de bases de données et les différentes fonctionnalités dont il est doté. En effet, vous pouvez concevoir un tableau de bord avec plusieurs outils tels que Google Analytics, Salesforce ou encore Microsoft Dynamics.
Un travail simplifié
Utiliser Power BI vous permet aussi une distribution et une publication simplifiée. Il est très pratique pour partager des données et vous évite d’envoyer ou de distribuer des fichiers volumineux, ou encore de les insérer dans un lecteur partagé. De plus, avec un Power BI, vos données sur l’application seront mises à jour automatiquement, à chaque fois que vous actualiserez vos bases d’informations.
Des informations à jour
Un autre grand avantage de Power BI est qu’il vous donne la possibilité d’avoir des informations en temps réel. En effet, vos tableaux de bord sont mis à jour automatiquement, à condition que les données soient distribuées en continu, ce qui permet à tous vos collaborateurs et à tous les utilisateurs de recevoir des informations à jour. Il est à noter que les sources de données peuvent être les médias sociaux, des capteurs d’usine, ou toutes les sources qui peuvent transmettre des données de façon régulière.
Plus de sécurité
L’un des atouts de Power BI, est qu’il vous permet de très bien sécuriser vos données. En effet, l’outil vous donne l’option de configurer les filtres d’accès. De ce fait, les utilisateurs ne voient que les données que vous souhaitez leur montrer pour minimiser les risques, mais aussi pour améliorer la performance de chacun sans encombrer.
Diverses fonctionnalités
Il s’agit également d’une intelligence artificielle, qui permet à ses utilisateurs d’accéder à une analyse de texte, une reconnaissance d’image, une intégration à Azure Machine Learning ou encore une création de modèles d’apprentissage automatique.
De nombreuses possibilités de personnalisation
Une des raisons de choisir Power BI est qu’il vous donne la possibilité de personnaliser la navigation sur vos rapports pour pouvoir simplifier les analyses. Vos utilisateurs pourront alors accéder rapidement et facilement aux contenus intéressants et pertinents. Vos tableaux de bord et vos rapports seront aussi plus simples à comprendre.
Comment profiter des services de Microsoft Power BI ?
Il faut savoir que Microsoft Power BI est disponible en 2 versions, dont une gratuite et une payante. Vous pouvez donc profiter des services de Power BI gratuitement, mais sachez que cette version est assez restreinte. À titre d’exemple, elle ne vous permet pas de faire un partage de rapports à vos collaborateurs.
Avec la version payante en revanche, vous pouvez tout faire. Cette version est alors la plus plébiscitée par les entreprises, car elle est adaptée à tous les usages professionnels. Elle vous permet de profiter pleinement de toutes les fonctionnalités de traitement de Microsoft Power BI. Pour y accéder, deux possibilités s’offrent à vous. Vous pouvez faire une souscription aux plans Power BI Stand-alone, qui est un abonnement individuel. Dans ce cas, vous devez inscrire chacun de vos utilisateurs pour qu’ils bénéficient du service. L’autre option est d’acheter une licence Power BI. Ainsi, tous vos utilisateurs concernés pourront profiter facilement du service.
Comment utiliser Power BI ?
Power BI se différencie du logiciel Excel, bien qu’il soit conçu à base de ce dernier. Il diffère par son service en Cloud. Si Excel est prévu pour un usage individuel, Power BI en revanche s’utilise en réseau, permettant à plusieurs utilisateurs de profiter en même temps des données. Une autre différence entre ces deux solutions est que Power BI est capable d’analyser et d’exploiter une grande quantité de données, grâce à son outil d’import et de convertisseur de données (ETL).
L’utilisation de Power BI est néanmoins assez complexe, d’où la nécessité de suivre une formation pour pouvoir le maîtriser parfaitement. Sachez en tout cas que vous pouvez utiliser cette solution en suivant quelques étapes. Pour pouvoir profiter des fonctionnalités de Power BI, il est avant tout important de comprendre et d’apprendre comment se connecter avec l’outil. Une fois cela maîtrisé, vous devez impérativement savoir comment importer des données dans votre solution (Power BI desktop), via votre éditeur Power Query. En effet, c’est dans cet éditeur que l’utilisateur créera toutes ses recettes de transformation de données, que l’on appelle également les requêtes. Cette transformation commence par une connexion et une importation de données.
Sachez qu’avec Power BI, vous pouvez transposer des lignes en colonnes, fractionner des valeurs, supprimer des colonnes ou des lignes, ajouter des colonnes de calculs additionnels, permuter ou pivoter. Pour importer vos données, vous devez cliquer sur un bouton appelé Get Data. Ainsi, vous serez redirigé vers l’éditeur Power Query. Une fois cela fait, vous devez cliquer sur le bouton « fermer et appliquer ». Ceci est indispensable pour que les modifications dans Power BI Desktop soient prises en charge. Une fois les données importées dans Power BI, vous devez créer de nouvelles mesures, des relations entre les tables, trier, filtrer et créer vos visualisations pour ensuite les mettre en forme.
Il existe 3 possibilités de visionnage sur Power BI. Il y a tout d’abord la vue Relations, vous permettant de créer n’importe quel nombre de pages de rapport avec des visualisations. Vous pouvez déplacer des visualisations et effectuer des opérations comme copier-coller, fusionner, etc. Il y a ensuite la vue Données, qui affiche et filtre les données. Cette dernière est similaire à celle d’une feuille Excel. Vous pourrez aussi basculer sur la vue Rapport, qui est la partie la plus visible. C’est avec cette dernière que les utilisateurs peuvent consulter les données.
Une fois que vos différents rapports sont créés dans Power BI, et que vous aurez terminé de vérifier que les données sont bien exactes et que la mise en forme est parfaite, vient alors l’étape du partage des données. Pour ce faire, vous devez cliquer sur « Publier le rapport ». Cette action permet de charger le rapport sur le service de Microsoft Power BI qui est accessible depuis tous types de navigateurs web, grâce à son service en Cloud. Ainsi, vous pouvez partager librement et rapidement votre rapport à tous vos collaborateurs, en l’exportant avec le format de votre choix : PDF, PowerPoint, etc. Une fois les données partagées, sachez qu’il vous est possible de programmer des alertes ou encore d’actualiser les données, en seulement quelques clics.
