Les rencontres étant de moins en moins physiques et de plus en plus virtuelles, il est nécessaire de trouver les équipements informatiques adéquats pour équiper une salle de visioconférence. La visioconférence est un outil important d’échange dans les entreprises. Par conséquent, l’adaptation à ce système de communication doit être efficace, pertinente et rapide. Nous allons voir ensemble comment aménager convenablement une salle de visioconférence. Quels sont les avantages de la salle de visioconférence ?

L’importance des équipements informatiques dans une salle de visioconférence

Disposer d’une salle de visioconférence bien équipée est un avantage pour une entreprise. Parvenir à réunir l’ensemble de ses collaborateurs n’est pas toujours envisageable et requiert une solide organisation au préalable. Il est nécessaire que la salle de visioconférence soit bien aménagée afin de permettre praticité, et gain de temps.

Il est donc important de cerner avec précision le mobilier informatique dont vous avez besoin, afin de créer une salle de visioconférence adaptée et modulable au sein de l’entreprise.

Aménagée et organisée, elle octroie ainsi la possibilité de tenir des réunions à distance, et d’enrayer les difficultés concernant les différents collaborateurs éloignés. Dans un contexte où les politiques RSE fleurissent de toutes parts, la visioconférence s’avère être un argument écologique au service d’une image de marque écoresponsable. De même, la réduction des déplacements contribue à réduire les facteurs d’anxiété et de fatigue, qui nuisent grandement à la santé comme à la productivité des salariés. Une productivité décuplée par l’aisance de communication permet de gagner en : capacité d’attention accrue, prise de décision facilitée, etc.

Le mobilier important et à privilégier dans une salle de visioconférence concerne :

• Les supports muraux : ils sont fonctionnels, ergonomiques et simples d’utilisation. Les supports pour écrans sont conçus afin d’apporter un maximum de confort, que ce soit pour l’utilisation, comme pour les réglages des écrans.
• Les supports mobiles : ils sont pensés pour les diverses présentations et le travail collaboratif. Ils sont particulièrement réputés pour être simples à déplacer. Les supports mobiles sont équipés d’une base sur roulettes, ce qui en fait des équipements ergonomiques. Ils permettent de passer d’une salle de réunion à une autre en toute stabilité et sans difficulté.
• Les connectiques (points de connexion, boîtiers multiprises…) : ils permettent d’avoir de nombreuses connexions pour un faible encombrement sur les tables de réunion. Les boîtiers et bornes escamotables sont discrets et efficaces, car ils s’intègrent dans le mobilier déjà existant, afin d’apporter une source d’alimentation permanente, et un accès rapide pour les différentes données.
• Les écrans rétractables : ils répondent à tous les besoins des salles de réunion. Ils se déclinent en 3 solutions, les écrans rétractables inclinés simples, les écrans avec micros rétractables et les écrans escamotables avec mini-écran d’information au dos. Chacune de ces solutions est inclinable, et existe en version standard ou tactile. Ils sont conçus pour s’intégrer aisément dans les tables de réunion, et possèdent un design épuré. Ils sont généralement de couleur noire ou acier brossé. Le haut de l’écran est la seule partie visible une fois qu’ils sont rangés. Une pression sur le bouton de contrôle suffit à l’activation des écrans et à enclencher le système de montée/descente.

La visioconférence s’avère un levier indispensable au maintien de suivi et de la cohésion des équipes à distance. Elle permet également d’entretenir une certaine « normalité » à distance, dans le quotidien des salariés.

Vous pouvez vous rapprocher d’un professionnel qualifié pour vous aider dans la réalisation d’aménagement de votre salle en visioconférence. Il vous permettra d’y voir plus clair, concernant les équipements informatiques à installer au sein de votre salle. Sachez, par exemple, qu’il existe de multiples supports muraux qui permettent de s’adapter à la taille de vos écrans. Des supports mobiles, qui pourront être déplacés n’importe où dans votre salle de réunion, s’adapteront sans mal à différents positionnements. En termes de taille, cela dépendra grandement des dimensions de votre espace. Ne pas oublier les différents boîtiers de connectiques, qui vont faciliter les points de branchements des différents collaborateurs et prospects autour de la table. Notez que les écrans rétractables, qui sont à intégrer au sein de la table connectée, sont recommandés pour des réunions en petit comité.

Comment aménager une salle de visioconférence ?

Il faut pour cela établir soigneusement un cahier des charges, il servira de justificatif concernant les moyens techniques déployés et de l’agencement désiré. Commencez par réaliser un audit de vos besoins. Pour cela, n’hésitez pas à solliciter vos collaborateurs, ils pourront vous faire part de leurs besoins : nombre de participants, déroulement de la visioconférence, fréquence, etc.

La salle de visioconférence doit être correctement aménagée pour permettre le bon déroulement des événements organisés. La vidéoconférence impose le fait de filmer les salariés présents aux réunions pour une diffusion immédiate. Le matériel numérique doit donc être performant et rapide. La salle de visioconférence doit être équipée d’un mobilier adapté, confortable et fonctionnel.

Il existe différents modèles de meubles disponibles pour aménager une salle de réunion à distance. Les équipements de bureaux doivent être adaptés et fonctionnels, afin de disposer de connexions internet fiables pour les échanges à distance.

Optez pour une pré-configuration de la salle de visioconférence : réalisez un ou plusieurs plans, afin de tester toutes les éventualités d’aménagements possibles. Pour cela, tâchez d’imaginer la façon dont vous structurerez la pièce, en fonction du nombre maximum d’individus pouvant être amenés à assister aux réunions. En fonction de ce nombre, vous estimerez votre budget pour le choix du mobilier informatique ainsi que pour celui des accessoires.

Besoin d’aide ? Organisez votre réflexion en trois axes : l’usage, le confort et l’adaptabilité.

L’usage

Il n’existe pas de référence en matière de salle de visioconférence. En vérité, l’allure de celle qui sera la vôtre dépend entièrement de l’usage que vous souhaitez en faire. Par exemple, souhaitez-vous vous octroyer la possibilité d’y accueillir un public extérieur à l’entreprise ou limiter son accès à vos salariés ? De même, pensez-vous y organiser des sessions de formation professionnelle ?

L’ensemble de ces questions auxquelles vous devez impérativement répondre en amont de votre projet, vous aideront à visualiser, puis configurer l’espace adéquat.

Dans l’hypothèse où vous choisiriez de vous offrir différents usages, vous devrez anticiper et constituer une pièce facilement modulable. Les équipements informatiques devront être accessibles à n’importe quel endroit de la pièce.

Dans tous les cas, il vous suffira de prêter une attention toute particulière à l’identité visuelle de votre salle de visioconférence. Quel que soit son usage, une salle de visioconférence se doit d’être accueillante et adaptée pour vos salariés, comme pour vos éventuels invités. Cependant, soyez également attentif au décor : logo, code couleur… Autant d’éléments qui contribueront indirectement à la communication d’une image de marque forte.

Le confort

Aussi bien visuel que sonore, le confort est un critère essentiel dans l’aménagement de votre salle de visioconférence. Un conseil : gardez à l’esprit que la productivité de vos salariés découle directement de leur bien-être.

Sur le plan visuel, veillez à instaurer une atmosphère à la fois conviviale et propice au travail. Là encore, il n’existe pas de règles préétablies : épurée, créative, cosy… Définissez précisément l’ambiance que vous souhaitez apporter à votre aménagement. Votre mobilier informatique, ainsi que votre décor devront être personnalisés.

Veillez à la luminosité extérieure, elle ne doit pas se refléter sur vos écrans pendant les représentations. Si votre salle est très lumineuse, pensez à investir dans des stores, afin de contrer ces effets.

Sur le plan sonore, prenez particulièrement garde à l’isolation phonique, elle aura un impact direct sur la capacité d’attention de votre public.

L’adaptabilité

Votre salle de visioconférence doit être prête à répondre aux besoins de vos collaborateurs. D’où l’intérêt de cerner les attentes de chacun d’eux.

Vos tables doivent être fonctionnelles et équipées de boîtiers de prises, afin que vos collaborateurs soient toujours connectés. Vous aurez ainsi facilement et rapidement accès aux points de chargement et de connectivité. Les tables connectées disposant d’un support-écran, ainsi que d’une connectique optimisée s’avèrent indispensables. Veillez à ce que les points de connexion soient suffisants et fonctionnels, en fonction du nombre de participants. D’autre part, préférez un mobilier informatique intégrant vos multiples câblages, afin de ne pas voir ces derniers s’emmêler entre eux. Si les points de connexion ne peuvent se réaliser sur les tables, il est possible d’opter pour des bornes de prises, très efficaces également.

Si vous vous sentez quelque peu démuni du côté technique, n’hésitez pas à solliciter les services d’un professionnel, afin de vous accompagner tout au long de votre installation. Mieux vaut vous assurer que vos dispositifs seront bel et bien performants, lorsque vous en aurez besoin.

Pour rentabiliser l’investissement de ces différents équipements informatiques à avoir dans votre salle de visioconférence, veillez en priorité à répondre aux différents besoins de vos collaborateurs.

En conclusion, pour faciliter les visioconférences, les équipements informatiques doivent être adaptables et confortables. Ils vous permettront d’avoir des points de suivis réguliers et efficaces, que ce soit avec vos clients ou prospects.

Chaque type de mobilier informatique doit être le résultat d’une approche ergonomique, qui vise à améliorer tant la performance des postes de travail que leur confort.